Un.e administrateur.trice de production
Administration de production et production déléguée – Garantit la contractualisation des saisons culturelles avec l’ensemble des partenaires artistiques associés (contrats de cession, de production, de coréalisation, etc.) ; – Est l’interlocutrice.eur privilégié.e pour les compagnies et autres partenaires artistiques ; – Veille au respect de la règlementation applicable à l’activité de spectacles vivants, y compris les démarches administratives déclaratives ; Elaboration du planning de programmation – En lien avec le Directeur et le Directeur technique, élabore le planning de programmation des saisons culturelles : soutien à la planification, négociation des contrats et finalisation des conditions d’accueil ; – Assure la coordination des enjeux partagés autour de la programmation avec les services du Secrétariat général (communication, relations avec le public notamment) et avec le Service technique. Elaboration et suivi budgétaire – Est en charge du budget de production de la Scène nationale (élaboration, exécution et suivi) dans le respect du cadre budgétaire global du Théâtre, en lien avec la Cheffe comptable ; Garantit le respect des enveloppes budgétaires en lien avec les responsables de service ; – Effectue les demandes de financement (subvention, appels à projets privés, bourses, etc.) ; – Réalise les bilans financiers. Coordination du service – Supervise et coordonne l’activité du service ; – Garantit la circulation des informations et participe aux réunions périodiques ; – Assume le management du service : animation de réunions, gestion du temps de travail, recrutement, formation des salariés du service ; – Participe aux permanences des représentations.
Directeur/Directrice des productions
Les objectifs La/le directrice/teur des productions travaille en collaboration et sous la responsabilité de la direction générale, en étroite collaboration avec les directions artistique, technique et administrative du Théâtre. Sa mission principale est d’élaborer et mettre en place des stratégies pour produire les spectacles du directeur et les productions déléguées. La/le directrice des productions mène avec le créateur du spectacle une réflexion sur le dimensionnement du spectacle à créer et évalue les moyens financiers, humains, matériels mobilisables et des possibilités de diffusion pour sa réalisation. Elle/il est responsable de la recherche de financement (coproductions, subventions …), du pilotage, de la coordination et de la mise en œuvre et des tournées des productions du CDN en prenant en compte les exigences artistiques et financières du Théâtre, en relation avec l’Administration et la responsable de la diffusion. Elle/il définit les conditions des productions, elle/il supervise leur évaluation financière, ainsi que le montage financier des projets. Elle/il prospecte leurs financements. Elle/il négocie la relation contractuelle avec les artistes et techniciens impliqués dans la création du spectacle. En collaboration avec la/le responsable de la diffusion, elle/il définit la stratégie de diffusion des spectacles produits. Elle/il encadre le travail de l’équipe de production (deux chargé·e·s de production). Elle/il ajuste les prévisions financières de son secteur régulièrement, en collaboration avec la Direction administrative du Théâtre. Elle/il participe à la vie et à l’activité du théâtre. Elle/il prend en charge la diffusion des spectacles d’Odyssées en Yvelines sur le territoire ainsi que la diffusion du concert Aligator sur le territoire national. Les activités Missions et responsabilités Elle/il garantit l’aboutissement d’un spectacle, du montage de la production à la commercialisation, dans le respect des contraintes et du budget décidés, en relation avec l’artiste porteur du projet, le directeur technique et l’administration. – Élaboration du cadre budgétaire des projets artistiques – Suivi du cadrage du budget artistique à trois ans en lien avec la direction générale et l’administration – Évaluation des montages contractuels Elle/il élabore et met en place des stratégies, pour produire et diffuser des spectacles du directeur ou des productions déléguées. – Recherche de coproductions et de partenaires & financements privés – Répondre aux candidatures des appels à projets · Elle/il coordonne l’organisation des activités de la biennale en lien avec le secrétariat général et réalise la diffusion des spectacles d’Odyssées sur le territoire des Yvelines et l’événement Cité-Odyssées à Sartrouville. Elle/il veille à la préparation, la coordination et la mise en œuvre des projets. – Négociation, élaboration et/ou supervision des contrats : artistes, coproduction, cession, tournée…et de l’ensemble des procédures et de la réglementation applicables à l’engagement d’artistes et d’ensembles – Mise à jour et suivi des budgets de production – Animation des réunions de production visant à assurer la coordination avec les services concernés (artistique, technique, administration, mécénat, services du secrétariat général…) – Supervision juridique, administrative et logistique – Déplacement sur certaines représentations de tournée Elle/il contribue à la création et à l’évolution des outils partagés – Gestion et mise à jour des fichiers de contacts professionnels (directeurs de théâtres, Ministère, Drac, Région institutions et société civiles…) – Budgets, contrats de travail – Outils de communication vers les professionnels (Mails, Newsletter…) Elle/il anime et coordonne le Pôle Développement des Productions-Diffusion composé de deux chargées de production en CDI, ponctuellement consolidé par un/e attaché/e de production en CDD et un/e stagiaire et 2 régisseurs de production – Réalisation d’entretiens annuels – Ecoute et disponibilité pour l’équipe – Organisation et animation des réunions d’équipe. Poser les bonnes questions, au bon moment, décider du rétroplanning de travail, des urgences et des priorités. Suivi de l’activité générale du théâtre En collaboration avec l’ensemble des services du Théâtre, elle/il participe au suivi de l’activité générale du Théâtre. – Permanence certains soirs de spectacle – Présence et participation aux réunions cadre de développement et stratégie – Participe au développement du projet du directeur pour le Théâtre
Agent d’accueil et gestion administrative Maison SARRAT
Vous réalisez les missions suivantes : – Accueil physique et téléphonique : * Accueil professionnel et sécurisé (vérification des entrées et sorties), * Tenue du registre pour la gestion des badges/ clefs (bureaux, foyers, loges, …) * Tenue de la main courante, traitement du courrier et des colis (bons de livraison, enregistrement, distribution en interne) – Logistique : * Gestion des différents espaces (foyers, loges, salles de réunion de la maison sarrat / halle aux grains (enregistrement des réservations dans le logiciel de production) * vérification et préparation de ces espaces pour différentes activités (réunion, VIP, achats éventuels, etc..) * Réception et répartition des affiches pour les différents services de l’ONCT – Réaliser les tâches administratives courantes : * Gestion de la boîte mail générique de l’orchestre et des réclamations de 1er niveau ou rediriger vers le service concerné * Gestion des dépannages éventuels en lien avec la maintenance du bâtiment et du matériel (relais auprès du CGI avec reporting au directeur technique délégué) * Gestion des stocks et des commandes (économat, fournitures de bureau, produits pharmaceutiques, etc..) * Alimentation des dossiers de suivi d’activité * Enregistrement, préparation, diffusion de documents en interne comme en externe
Chargé d’Administration & de Gestion (F/H)
Administration de l’association Connaissance du fonctionnement associatif ; Préparation et suivi des réunions du Conseil d’administration et du Bureau de l’association ; Suivi et traitement des courriers, classement administratif ; Préparation et suivi des dossiers de demande de subventions (CNM, Collectivités, Fondations, Mécénat…) et des partenariats (demandes, conventions, suivi des encaissements, bilans) ; Conventionnement, contractualisation et facturation ; Déclaration des droits d’auteur (sacem) et de la taxe parafiscale (CNM) ; Veille juridique, fiscale et sociale ; Relations au quotidien avec les assurances, les mutuelles, les financeurs, les banques… Gestion et comptabilité (en lien direct avec le Bureau et la trésorière) Comptabilité et Gestion (rapprochement bancaire) puis relation avec l’expert-comptable et le CAC ; la comptabilité est externalisée ; Préparation et suivi des budgets prévisionnels, budgets de situation ; exécution du budget annuel conformément au budget prévisionnel ; Garant de la maîtrise et du suivi budgétaire, savoir expliquer un budget pour orienter les choix stratégiques de l’association. Suivi et contrôle du budget analytique, respect de la procédure comptable en vigueur dans l’association permettant de suivre les différentes activités ; Suivi de la trésorerie, préparation des caisses, encaissements, paiements facturation clients et suivi des encaissements ; facturations fournisseurs, vérification de la conformité ; contrôle des notes de frais ; Suivi des billetteries sur canaux de distribution et logiciel de ventes. Déclaration Sibil ; Suivi des subventions, acomptes soldes. Tâches collectives en équipe Participation à l’accueil des usagers et du public lors des évènements et des résidences (y compris en soirée et weekends et jours fériés) ; Participation active au travail en équipe et aux temps de la vie associative (AG, Séminaires, Rencontres pro…) souplesse dans l’organisation du temps, les horaires de travail peuvent varier occasionnellement ; Participation aux groupes de travail dédiés au poste. Ressources humaines Suivi des dossiers du personnel (permanents, temporaires, stagiaires) ; Établissement des contrats de travail et des DPAE ; Préparation des paies mensuelles en lien avec le prestataire de paies ; Suivi des plannings des congés et récupérations ; Veille sociale sur le droit du travail et la convention collective. Les missions du poste peuvent être amenées à évoluer en fonction des besoins.
Un directeur / une directrice de production
Pilotage et mise en œuvre de la programmation : – En lien avec la directrice, préparation de la programmation de la saison à venir : soutien au booking et à la planification, négociation des contrats et des conditions d’accueil ; – En lien avec l’administratrice, établissement et suivi du budget de programmation dans le respect du cadre budgétaire global du Théâtre ; – Rédaction et suivi des contrats, des droits d’auteurs et des particularités liées à l’embauche d’artistes étrangers et/ou la présence d’amateurs ; – Coordination des enjeux partagés autour de la programmation avec les services communication et technique ; – Pilotage de l’organisation des spectacles organisés hors-les-murs : spectacles en partenariat avec les autres structures culturelles du territoire, spectacles en décentralisé. Productions déléguées, résidences : – En lien étroit avec l’administratrice, étude de faisabilité des productions, montage des projets et recherche de financements ; – Montage des tournées : recherche de lieux de diffusion, négociations salariales, établissement des devis et des ordres de facturation ; – Coordination des plannings artistiques et techniques ; – Rédaction et suivi des conventions de coproduction et de résidence. Administratif : – Rédaction des dossiers de demande de subvention relatifs aux activités artistiques et des bilans afférents (aide à la création, ONDA, CNM, Spedidam…) ; – Suivi des activités artistiques pour les reportings de l’établissement (bilan d’activités, demandes de subvention…) ; – Tenue des régies production et tournée ; – Suivi du temps de travail de l’équipe du service production.
Administrateur·ice
Description du poste Dans le cadre du projet d’établissement défini par la direction, le contrat de décentralisation signé avec l’État, et la CPO signée avec les partenaires institutionnels, l’administrateurice est chargé·e de l’administration générale du TNG-CDN de Lyon. Sous l’autorité de la directrice et de la directrice adjointe, l’administrateurice assure la gestion administrative, financière, fiscale, sociale et juridique du TNG-CDN de Lyon dans une approche collaborative avec les services. Membre de la direction, l’administrateurice travaille en étroite collaboration avec la direction générale (directrice et directrice adjointe) pour piloter la gestion administrative et financière, encadrer les volets juridiques et légaux et suivre la gestion des ressources humaines conformément au code du travail, à la convention collective et aux accords d’entreprise. 1) Stratégie et développement L’administrateur·ice participe à la stratégie de politique générale et du développement du projet du TNG-CDN de Lyon en lien étroit avec la direction générale. Il/elle est responsable notamment de : La garantie de l’encadrement et de l’exécution du budget présenté chaque année dans un environnement stable et pérenne au regard du contexte politique et des ressources financières et humaines. L’organisation et la coordination du service administratif. Après la direction générale, il/elle est le/la supérieure hiérarchique de l’ensemble du personnel. La recherche de financements publics et privés notamment avec les partenaires institutionnels (DRAC, Métropole, villes, sociétés civiles…). De la production des documents budgétaires clairs et lisibles garantissant une transparence financière, tableaux de bord analytiques et présentations destinés aux instances de gouvernance (Assemblée générale de la Scop) et aux partenaires publics. L’évaluation du projet et de la coordination de la rédaction des bilans, supervisions des enquêtes et remontés de données (UNIDO, enquête label etc.). 2) Gestion administrative et financière En lien avec la responsable administrative et financière et le chargé de comptabilité, l’administrateurice est responsable de : La gestion financière de l’établissement (élaboration et suivi des budgets, comptabilité générale et analytique, contrôle de gestion, supervision de la clôture comptable, investissements…). Le suivi des relations avec les partenaires et les financeurs (dossier de subventions, recherches de partenaires…). La veille juridique, fiscale et sociale, la mise en œuvre et le suivi des évolutions légales ou réglementaires. La préparation et le suivi des comités de suivi et assemblées générales en lien étroit avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes. Des suivis obligatoires inhérents au statut des Scop. 3) Gestion des ressources humaines L’administrateurice est le/la garant·e : Du respect et de l’application rigoureuse du droit du travail et de la convention collective (CCNEAC), des accords d’entreprise, du règlement intérieur et du DUERP. Du suivi administratif, juridique et de la mise en œuvre de la politique RH en lien avec la direction générale (recrutements, formation, etc.). D’un environnement de travail respectueux en prévenant et alertant la direction générale de toute forme de discrimination, de harcèlement et plus particulièrement de VHSS. Avec la Présidence, du suivi des relations avec le CSE et peut être mandaté·e pour assister avec la directrice adjointe aux réunions mensuelles du CSE. De la mise en place et/ou de l’actualisation des processus et outils liés aux RH, et notamment dans la perspective d’une démarche RSE et du CACTÉ.
Coordinateur·rice du Festival Les Nuits de la Roulotte
Le coordinateur.rice a pour mission principale de gérer toutes les phases de la préparation et organisation du festival. En lien avec les membres du bureau de l’association, les différentes commissions et la régisseuse générale, les missions principales sont les suivantes : Coordination • Réalisation et suivi du rétro-planning • Réalisation et suivi des budgets • Encadrement de stagiaires ou services civiques • Relation partenaires (action culturelle) et institutions • Coordination des différentes commissions du festival Administration (avec le soutien du bureau de l’association) • Demande et suivi des subventions • Gestion courante, cotisations et abonnements • Suivi des factures et des paiements • Gestion des comptes bancaires associatifs • Gestion de la comptabilité certifiée par un expert-comptable • Veille administrative, sociale et juridique • Gestion des paies (logiciel Coolpaie) et déclarations sociales Production • Suivi du tableau de production • Rédaction des feuilles de route • Demande et suivi des autorisations • Suivi des conventions • Rédaction et suivi des contrats de cession et d’engagement • Gestion de la billetterie en ligne Programmation (avec le soutien de la commission programmation) • Choix de la programmation • Prospection des artistes et des compagnies • Négociation des coûts de cession et frais annexes • Mise en lien avec différents partenaires Communication (avec le soutien de la commission communication) • Rédaction et mise à jour des contenus web et print • Suivi de la création des visuels (affiche + dépliant) • Prospection de partenaires (médias, sponsor, mécènes, donateurs) • Relation médias • Rédaction de dossier, communiqué et revue de presse • Diffusion des supports de communication • Information public Vie associative • Participation aux différents évènements fédérateurs et conviviaux de l’association • Participation à des réunions de réseaux : Grand Bureau, SMA, CMTRA et de la ville de Chambéry (coop culture)
Chargé·e d’administration
Dans le cadre de la réorganisation du pôle administration / production du NEST, un poste de chargé·e d’administration est créé et ouvert au recrutement. Au sein du pôle qui comporte actuellement 5 salariées (1 administratrice et directrice des productions, 1 comptable principale, 1 chargée de production, 1 attachée à l’accueil des compagnies, 1 chargée de diffusion), le·la chargé·e d’administration aura pour mission de seconder l’administratrice sur la gestion du fonctionnement, la gestion sociale, l’administration légale de la structure, le suivi des subventions et des indicateurs ainsi que l’administration liée aux activités. Plus particulièrement, il·elle sera en charge des missions suivantes : SUBVENTIONS – Suivi de l’échéancier des subventions (fonctionnement et projets) : dossiers de demandes, suivi des notifications, des conventions et des versements, bilans – Veille active sur les opportunités de financement de l’ensemble des projets développés par le NEST GESTION SOCIALE – Suivi du plan de formation (suivi à l’issue des entretiens professionnels, collecte des besoins, demandes de prise en charge) – Gestion et suivi des adhésions à la mutuelle d’entreprise – Création et mise à jour régulière d’un livret d’accueil pour les nouveaux salariés – Création d’outils de gestion RH : kit de recrutement, kit d’accueil, kit de départ, kit d’alerte – Suivi des visites médicales des salariés et des obligations de l’employeur en la matière – Gestion des embauches pour les salariés occasionnels (stagiaires, apprentis, extra, vacataires, etc.) : DPAE, contrats, suivi de leur paie en lien étroit avec la comptable – Veille juridique et suivi de la convention collective CCN 1285 ADMINISTRATION LEGALE – Gestion des Assemblées Générales – Dépôt des comptes – Gestion des déclarations d’activité d’entrepreneur de spectacles – Affichages obligatoires INDICATEURS ET STATISTIQUES – Mise en place et suivi d’indicateurs dans le cadre de la convention pluriannuelle d’objectifs du CDN – Participation à la réalisation des enquêtes annuelles et enquêtes flash (DGCA, ACDN, etc.) – Participation à la réalisation de l’UNIDO annuel FONCTIONNEMENT – Gestion du stock des fournitures – Elaboration et suivi d’un tableau de bord du matériel bureautique (téléphone et informatique) – Suivi des différents prestataires administratifs (assurances, prévoyance, mutuelle, copieur, informatique, logiciels, etc.) : création d’un fichier de suivi des contrats, mise à jour de l’archivage papier, renégociation des contrats obsolètes le cas échéant, centralisation des devis et factures et suivi de tableaux de bord – Gestion du courrier – Rédaction de comptes-rendus de réunions ADMINISTRATION LIEE AUX ACTIVITES – Déclarations des représentations auprès des organismes de gestion de droits : SACD, SACEM, etc. Auprès de l’administratrice, le·la chargé·e d’administration pourra être amené·e à apporter un soutien sur d’autres tâches ponctuelles de production ou d’administration. Au-delà de ses missions, le·la chargé·e d’administration sera également amené·e à participer aux autres événements et activités du NEST, notamment sur l’accueil public en lien avec le reste de l’équipe.
Responsable administratif·ve
Placé·e sous l’autorité de l’Administratrice, le ou la Responsable administratif·ve seconde l’Administratrice dans toutes ses missions sur l’ensemble de la Scène nationale : gestion budgétaire, administrative et RH des deux associations (Châteauvallon et le Liberté). Il ou elle supervise les missions des deux services administratifs (2 chefs comptables, 3 chargées d’administration et 1 assistante administrative et comptable). ADMINISTRATION DU PERSONNEL o Rédaction des contrats de travail et des avenants du personnel en CDI et CDD o Suivi des plannings du personnel en CDI et CDD (forfaits jours et forfaits heures) : validation des notifications sur le logiciel de suivi du temps de travail Octime, calcul des quotas d’heures, etc. o Participation aux missions RH : recrutements, plans de formation, mise à jour des documents uniques, préparation des réunions avec les CSE, communication interne, litiges éventuels, etc. o Coordination des équipes lors d’événements particuliers type présentation de saison GESTION BUDGETAIRE o Supervision de l’exécution des budgets des deux structures : supervision des budgets délégués aux différents services, des charges de fonctionnement et des investissements, o Validation de toutes les factures et des notes de frais, imputation analytique, validation des virements aux fournisseurs o Participation à l’élaboration des budgets 2026 des deux structures GESTION ADMINISTRATIVE o Préparation des Conseils d’administration et Assemblées Générales o Préparation et validation des dossiers de subvention : demande initiale, demande de versement d’acompte et comptes-rendus financiers o Relecture des conventions de partenariats o Relecture des bilans d’activités, rapports de gestion o Participation à la réflexion générale sur l’harmonisation des deux structures o Accompagnement de l’ensemble des services pour toutes les missions administratives
Responsable d’administration
Sous l’autorité du Directeur adjoint, le-la Responsable d’administration sera en charge de : • Assurer le lien avec la cellule comptable : transmission des factures, contrats, conventions, notifications, suivi des salaires, établissement, suivi et règlement des déclarations sociales et fiscales • Suivre la comptabilité analytique et produire des états synthétiques pour la direction de l’entreprise • Établir les budgets des différents secteurs en conformité avec la stratégie ou le projet de l’entreprise, en lien avec le directeur-adjoint et les suivre • Suivre la trésorerie, les caisses en espèces et les régies d’avance • Assurer les relations avec la banque : suivi des encaissements et dépôts bancaires • Exécuter les contrats de travail : déclarations uniques d’embauche, tenue du registre du personnel, rédaction des contrats de travail, établissement et transmission des états de salaires mensuels, règlement et vérification des documents (paies, Pôle Emploi, Congés-Spectacles, solde de tout compte), suivi administratif du personnel mis à disposition par la Ville, des stagiaires et des volontaires du Service civique • Assurer la relation contractuelle avec les artistes (contrats de cession, coréalisation, production et co-production etc…) en transversalité avec les responsables sectoriaux • Réaliser les déclarations liées aux spectacles et à l’exercice des licences d’entrepreneur du spectacle vivant et assurer le suivi des relations aux sociétés civiles, la gestion des droits d’auteurs • Assurer la relation contractuelle avec les fournisseurs et les clients : suivi des devis et de la facturation, règlements des factures fournisseurs et établissement des factures clients • Collaborer à la rédaction de rapports d’activités, de bilans, de demandes de subventions, en liaison avec le directeur-adjoint • Encadrer une attachée à l’administration et à la logistique ; superviser et coordonner le planning et conditions d’accueil des équipes artistiques (transports, hébergements, repas, etc…) • Mener une veille juridique, fiscale et sociale permanente • Créer et entretenir des relations avec l’ensemble des secteurs du Théâtre • Collaborer de manière quotidienne avec les équipes de direction et d’encadrement • Tâches diverses liées à l’organisation et au déroulement des représentations et événements dans et hors-les-murs du Théâtre.