Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de
Position dans l’organigramme Rattaché·e à la Déléguée aux relations extérieures et aux résidences artistiques, la/le Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil intervient en transversalité avec : • l’ensemble des pôles de l’Agora (production, formation, communication, administration, relations publiques, technique), • les équipes accueil, billetterie et hospitalité, • les artistes, compagnies accueillies et partenaires extérieurs. Positionnement du poste Dans le cadre du projet de l’Agora, Cité internationale de la Danse, qui articule création, diffusion (saison et festival), résidences et formation, la/le Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil occupe une fonction centrale dans la mise en œuvre opérationnelle des activités. Elle/Il garantit : • la qualité et la fluidité de l’accueil des artistes des partenaires et des professionnels, • la coordination des opérations entre les différents services pour assurer la centralisation des informations nécessaires à la logistique d’accueil. Ce poste contribue directement à la qualité d’exécution des projets et à l’image de professionnalisme de l’Agora. Missions principales 1. Organiser l’hospitalité des artistes et des partenaires • Organiser l’accueil des artistes, compagnies et partenaires (transports, hébergements, restauration, logistique locale) • Assurer la relation avec les prestataires (hôtels, transporteurs, restaurateurs, etc.) • Garantir la qualité des conditions d’accueil sur les lieux de spectacles en veillant à la mise en place du catering pour les artistes et techniciens. 2. Assurer la coordination logistique des activités de l’Agora • planifier les besoins logistiques de la saison, du festival, des résidences, formations et événements ; • coordonner l’aménagement des espaces avec les différents pôles ; • organiser les interventions des prestataires (ménage, entretien, mobilier, installations…) ; • assurer la circulation et la centralisation des informations nécessaires au bon déroulement des activités. • Être un point de contact opérationnel pour les compagnies accueillies et les partenaires 3. Organiser les événements institutionnels et les temps d’hospitalité • coordonne l’organisation logistique des réceptions, cocktails, cafés d’accueil et événements institutionnels ; • organise l’accueil des partenaires, délégations, professionnels, mécènes et invités ; • assure la logistique des opérations de mécénat, des privatisations et des événements partenariaux en lien avec les équipes concernées ; • coordonne l’exploitation du Bar de l’Agora en saison et pendant le Festival Montpellier Danse, en lien avec le prestataire, et veille à son bon fonctionnement logistique ; • veille à la qualité globale de l’expérience d’accueil et au respect des exigences propres à chaque événement ; • assure, selon un planning établi, tout ou partie des astreintes téléphoniques et/ou présentielles nécessaires à la continuité des activités d’hospitalité et d’accueil de l’Agora. Missions secondaires • Contribuer à l’optimisation des procédures logistiques (outils, planning, suivi) • Participer à la structuration des méthodes de travail entre les pôles • Être force de proposition pour améliorer l’organisation des tournées et de l’accueil
Responsable d’exploitation cinéma
Sous l’autorité du directeur cinéma, le.la responsable exploitation cinéma le seconde et le relaye dans l’ensemble des missions liées à l’exploitation du TAP Cinéma : · Il/Elle organise les activités cinéma et est responsable de leur exploitation dans leurs dimensions techniques, humaines, réglementaires et économiques. · Il/Elle contribue à la politique d’animation et d’accompagnement des films en cohérence avec le projet culturel. · Il/Elle participe au développement et à la diversification des publics. Il/Elle assure la promotion des activités cinéma en veillant à leur cohérence éditoriale. Il/Elle aura pour activités principales de : · Organiser le fonctionnement quotidien des activités cinéma · Elaborer les plannings du personnel selon les contraintes d’exploitation · Assurer l’encadrement direct de l’équipe d’exploitation cinéma (management, suivi des temps de travail, conduite des entretiens individuels) · Coordonner les actions de communication en lien avec le service communication et en collaboration avec des membres de l’équipe cinéma · Coordonner l’accueil et la billetterie : paramétrage du logiciel de billetterie ; conditions et qualité d’accueil des publics, des professionnels de cinéma et des partenaires ; traitement des réclamations du public ; supervision des caisses ; etc. · Planifier et coordonner l’accueil des scolaires et des centres de loisirs : de l’inscription à l’accueil physique et à la facturation · Participer à l’animation des évènements · Veiller au respect des obligations réglementaires (CNC, sécurité ERP, accessibilité) · Ponctuellement, prendre part à l’accueil, la billetterie et la projection En soutien du directeur cinéma et en lien fonctionnel avec le responsable des jeunes publics et l’attachée de direction et de programmation : Proposer et mettre en place des animations et programmations spécifiques pour favoriser le développement et la diversification des publics dans les salles Coordonner les projections (suivi technique, conformité DCP, sécurité) et l’organisation logistique de l’exploitation événementielle Assurer le recrutement du personnel, sa formation, son intégration
ADMINISTRATEUR.RICE
Sous l’autorité de la directrice, il/ elle est responsable de la gestion administrative, budgétaire et financière comme de la gestion des ressources humaines. Il/elle participe pleinement à la construction et au fonctionnement du nouveau projet artistique et culturel de la scène nationale. Il/elle contribue activement au développement stratégique de la structure. Gestion administrative Rédiger et suivre les demandes de subventions. Rédiger et suivre les différents contrats et conventions : l’AOT, la CPO… Négocier et rédiger les contrats artistiques : cessions, coproductions, coréalisations, résidences… Assurer une veille juridique et sociale, garantir la bonne application des réglementations en vigueur. Participer aux réunions et aux échanges des réseaux professionnels. Participer à la rédaction des rapports d’activité. Contribuer à la vie associative (Adhérents, Bureau, Conseil d’administration) en lien avec la gouvernance. Gestion sociale Développer une organisation des ressources humaines et des pratiques de management permettant la montée en compétences, le travail collaboratif et la résolution des conflits. Collaborer à la réorganisation globale du travail, de l’organigramme, des fiches de postes. Planifier et suivre les temps de travail de l’équipe. Garantir le respect du droit du travail, de la réglementation sociale et de la convention collective. Participer aux recrutements et établir les contrats de travail (CDI, CDD, CDDU …). Élaborer et suivre le plan de formation de l’équipe permanente. Œuvrer au développement du dialogue social en lien avec les instances représentatives du personnel. Gestion financière Élaborer et suivre l’exécution du budget général en adéquation avec les projets artistiques et culturels. Suivre les budgets analytiques, formaliser des procédures internes, contrôler les dépenses. Encadrer la paie et la comptabilité. Superviser l’arrêté des comptes et les états financiers en lien avec le commissaire aux comptes. Élaborer des stratégies de financement propices au développement de l’activité. Assurer une veille d’appels à projets et de dispositifs de financement français et européens. Élaborer les documents de bilan financier notamment le bilan et compte de résultat sous format UNIDO. Superviser la gestion de la trésorerie ; assurer le rapport aux banques et aux assurances
un.e Secrétaire de direction
Dans le cadre d’un remplacement, La Filature recrute un.e Secrétaire de direction à temps partiel pour une durée de 4 mois minimum qui pourra, le cas échéant, se prolonger. Sous la responsabilité du Directeur, et en lien avec l’ensemble du Comité de Direction, le/la Secrétaire de direction est chargé·e des missions suivantes Secrétariat de direction : – Gestion de l’agenda du Directeur et de la messagerie électronique de direction ; – Interlocuteur direct entre les partenaires publics (Etats, collectivités territoriales) et la Direction ; – Rédaction et transmission des compte-rendu de réunions de coordination ; – Tri et distribution du courrier ; Secrétariat de la vie associative – Organisation des réunions statutaires de l’association et du Comité de suivi : envoi des convocations, planification, consolidation des documents etc.) ; – Secrétariat de séance des Assemblées générales et Conseils d’administration ; – Veille et suivi juridique ; Gestion administrative et logistique de la Classe préparatoire aux ENSAD : – Suivi du fonctionnement de la Classe prépa : actualisation et transmission du planning des cours, – Suivi des dépenses engagées pour la Classe prépa, y compris les places de spectacles ; – Assiste les élèves dans l’accès aux ressources (transmission de textes, ouvrages, etc) ; – Accueille les intervenants à Mulhouse.
un.e Attaché·e d’administration
Sous la responsabilité de l’Administratrice et en lien direct avec la Gestionnaire de paie et la Cheffe comptable, l’Attaché·e d’administration est chargé·e des missions suivantes : Suivi administratif des dossiers du personnel – Création des dossiers du personnel (de la DPAE à l’archivage des contrats et avenants) ; – Suivi des demandes d’absences et congés, arrêts de travail ; – Suivi des échéances des entretiens individuels, mise à jour et préparation des supports d’entretien ; Soutien en matière sociale – Suivi des variables de paie ; – Suivi mensuel de données sociales (effectif, mutuelle…) ; Reporting RH divers – Soutien à l’actualisation de la BDESE ; Soutien Comptabilité – Rédaction des factures clients et suivi des relances ; – Gestion de la plateforme agréée liée à la dématérialisation des factures fournisseurs : récupération des factures et archivage ; – Suivi du mécénat et rédaction des reçus fiscaux ; – Assiste le service dans diverses missions comptables ponctuelles.
chargé(e) de production
Attaché(e) au service production/diffusion, sous la responsabilité de l’administrateur général et de la directrice de production et de diffusion, aux côtés de la responsable de production, il/elle est chargé(e) de la coordination, de la gestion administrative et de l’organisation logistique d’une partie des tournées du Ballet Preljocaj, et est amené(e) à assurer la régie de tournée en accompagnement de la compagnie sur le terrain. En fonction du volume d’activité, le service peut être temporairement renforcé par une 4e personne chargée de production aux fonctions similaires au poste à pourvoir. Missions 1/ Production/logistique – finalisation des négociations avec les organisateurs (théâtres, festivals, services municipaux, agents…) sur les conditions d’accueil des spectacles – établissement ou actualisation des devis et des contrats de cession et de leurs annexes – coordination de l’organisation pratique des tournées entre les services du Ballet Preljocaj, notamment le service artistique, technique, comptabilité, communication et les équipes du lieu d’accueil – formalités administratives liées aux déplacements à l’étranger (demandes de visas, demandes d’exemption fiscale…) – organisation et réservation des voyages et transferts locaux – établissement, mise à jour et transmission de rooming-lists – coordination des activités annexes en tournée (ateliers pédagogiques, rencontres, répétitions publiques etc.) – recherche de kinésithérapeutes et ostéopathes intervenant en tournée – élaboration des feuilles de route après centralisation de toutes les informations pratiques de la tournée – transmission des factures, validation des notes de frais liées aux tournées, centralisation et transmission des justificatifs de dépenses, relances de paiements 2/ Régie de tournée – accompagnement d’une partie des tournées des grandes formes, notamment du Lac des cygnes, de Requiem(s) et du Parc – coordination sur le terrain entre les équipes technique et artistique en tournée, les équipes des lieux d’accueil et l’équipe du Ballet au siège – gestion des imprévus sur place (modification de planning, perturbation des voyages, maladie, blessure…)
COMPTABLE
Vérification et saisie des pièces comptables, mandatement des factures et émission des titres de recettes Établissement et suivi des factures clients Déclaration des spectacles auprès des sociétés de droits d’auteur Réalisation des bilans pour le versement des subventions Suppléant/suppléante de la Régie d’avance Soutien à l’administratrice dans la réalisation des tâches quotidiennes du service Élaboration des contrats, déclarations d’embauche et paies des intermittents et des agents d’accueil Personne référente auprès du Trésor Public pour la tenue de la régie de recettes : établissement des titres de recettes, contrôle et suivi des recettes de billetterie, dépôt des encaissements et reversement au Trésor Public Encaissement de la billetterie scolaire et des groupes En alternance avec d’autres membres de l’équipe, tenue de la billetterie en semaine, en soirée ou week-end
Comptable principal·e
• Saisie, tenue et contrôle de la comptabilité – Traitement, saisie et classement des écritures et pièces comptables – Gestion et traitement comptable des factures d’achats et de ventes – Tenue et contrôle des caisses – Suivi bancaire et de la trésorerie – Lettrage et rapprochements bancaires – Préparation des ordres de virements – Veille et accompagnement des évolutions technologiques ou réglementaires en matière comptable et fiscale et accompagnement dans la transition digitale et intégration de l’IA dans les process • Préparation des bilans comptables et suivi des budgets – Préparation des opérations de clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle – En lien avec l’administratrice, élaboration et tenue des tableaux de bord – En lien avec l’administratrice et la chargée d’administration et de production, préparation de la clôture de l’exercice comptable à l’aide des tableaux de bords pour permettre le travail de l’expert-comptable et du commissaire aux comptes – Participation à l’élaboration et au suivi des budgets annuels (fonctionnement et activités) • Gestion sociale dans le respect de la convention collective (CCNEAC) – Établissement des contrats de travail du personnel permanent, occasionnel et intermittent – Établissement des fiches de paies et les documents de fin de contrat – Établissement et suivi des déclarations sociales (mensuelles, trimestrielles et annuelles) et lien avec les organismes sociaux – Suivi des tickets restaurant, visites médicales de l’équipe permanente, formations du personnel permanent et/ou intermittent – Tenue des tableaux de bord RH et des registres obligatoires – Veille sociale • Appui / Assistanat administratif – En lien avec l’administratrice, collecte et suivi des indicateurs des activités liés à l’obtention et au maintien du label CDCN – Contribution à l’amélioration des outils de suivi et de reporting comptables, budgétaires et administratifs de la structure – Aide ponctuelle à la mise en œuvre des activités du « Pôle Administration/Production » selon les urgences et les besoins • Contribution à la vie générale de la structure Chaque membre de l’équipe du CDCN est amené·e à réaliser différentes tâches annexes à sa mission première : accueil du public, renfort billetterie, petite logistique…
CHEF.FE COMPTABLE
Placé·e sous la responsabilité directe de l’Administratrice, le/la Chef·fe comptable assume la responsabilité de la comptabilité, de la paye et de l’ensemble des déclarations fiscales et sociales afférentes. Il/elle participe à la réflexion sur la politique générale et le développement de la structure. Il/elle assure également des permanences de soirée sur une partie des spectacles, tout comme les autres salariés cadres de l’établissement. Comptabilité / Fiscalité Établir et garantir l’exactitude de l’ensemble des écritures comptables (comptabilité générale et analytique). Coordonner le travail comptable de la chargée d’administration / collaboratrice comptable. Contrôler le rendu des caisses billetterie. Établir le plan de trésorerie et assurer le suivi. Établir les demandes de versement des subventions. Assurer le suivi administratif des droits d’auteur et de la taxe parafiscale. Effectuer les déclarations fiscales (TVA, DAS2, TVS, formation continue, etc.). Elaborer les comptes annuels et collaborer avec l’expert-comptable, le commissaire aux comptes en vue de la clôture des comptes. Réaliser les écritures d’inventaire, le traitement des immobilisations et des subventions d’équipement. Assurer et garantir le classement et la conservation de l’ensemble des documents obligatoires dans les délais légaux. Définir la politique d’archivage général en lien avec l’équipe de direction et s’assurer de son application. Mettre en oeuvre des opérations d’inventaire du matériel en collaboration avec le Directeur Technique. Transmettre les documents requis aux contrôleurs extérieurs et rester disponible à leurs demandes le cas échéant. Social / Paie Traiter les opérations liées à la paie du personnel permanent, CDD et intermittent du spectacle en lien avec le logiciel de planning : bulletins, documents de fin de contrat. Établir et garantir l’exactitude des déclarations sociales et fiscales dans le respect des délais légaux. S’informer de l’évolution du droit social. Extraire des données chiffrées nécessaires aux statistiques et à l’analyse. Transmettre les documents requis aux contrôleurs extérieurs et rester disponible à leurs demandes le cas échéant. Gestion Établir les comptes-rendus financiers nécessaires à la perception des aides spécifiques. Mettre à jour le réalisé des budgets artistiques (Unido). Pointer les budgets délégués avec les responsables de service. Réunir les informations nécessaires et déposer les dossiers Politique de la ville.
Administrateur.ice de production / chargé.e de pr
Sous la responsabilité du bureau de l’association et en lien avec la metteuse en scène, il/ elle sera en charge : — De la gestion financière de la structure et des projets (établissement du budget général de la compagnie et des budgets de productions, de leur mise en œuvre et de leur contrôle) — Du suivi de la comptabilité, en lien avec l’expert-comptable de la compagnie (établissement et suivi des factures, paiements, suivi des dépenses, plan de trésorerie et rapprochement bancaire). — Du montage et suivi administratif des créations et ateliers de création (relations avec les partenaires, prospection des sources de financement, dossiers de demande de subvention, établissement des contrats et conventions), — De la gestion du personnel (politique sociale, contrats, salaires en lien avec le prestataire de paie, …) — De la coordination de l’équipe (stagiaires, volontaires en service civique…) ; coordination de la planification, animation et gestion des réunions d’équipe