Responsable de production (H/F)
Sous l’autorité du/de la délégué.e artistique et en relation avec le directeur musical et artistique, le/la responsable de production a pour mission de mettre en œuvre la programmation artistique et de coordonner la production des concerts et projets audiovisuels de l’Orchestre, à Strasbourg, en déplacement et en tournée. Il/elle veille à une bonne circulation des informations au sein de l’Orchestre. Activités principales Assurer la planification artistique et la coordination entre la programmation et la production mettre en œuvre la programmation, dans le respect du Règlement intérieur de l’Orchestre et en étant un interlocuteur privilégié des représentants des musiciens (commission d’orchestre et commission artistique) ; assurer une coordination régulière avec les pôles régie, bibliothèque et communication ; demander des disponibilités d’artistes ; effectuer les demandes auprès des chefs et solistes en vue de l’établissement des plannings de répétitions ; participer ainsi à l’élaboration des plannings en lien avec la régisseuse générale ; être l’interface des artistes invités (ou leurs agents) et garantir la qualité de leur accueil ; coordonner les validations artistiques des captations audiovisuelles réalisées, dans le respect de l’Accord audiovisuel de l’Orchestre ; contribuer aux contenus de la brochure de saison. Assurer la rédaction de l’ensemble des contrats et conventions, dans le respect du cadre juridique, social et fiscal du spectacle vivant Assurer l’engagement des artistes (solistes et chefs) en relation avec leurs agents, avec l’appui du/de la chargé.e de production ; le cas échéant, mener certaines négociations ; Rédiger les contrats de commandes aux compositeurs ; Négocier et rédiger les contrats et conventions pour les contrats de tournée et les productions en co-réalisation ; Rédiger les contrats liés aux captations audiovisuelles. Organiser et sécuriser les tournées et déplacements de l’Orchestre, en France et à l’étranger Élaborer et suivre les budgets de tournée (prévisionnel et exécutés) ; Préparer les déplacements de l’Orchestre (voyages, transferts locaux, hébergement, coordination avec lieux d’accueil, demandes de visas, etc.) avec l’appui du/de la chargé.e de production ; Accompagner les tournées de l’Orchestre, s’assurer de leur bon déroulement et fluidifier la coordination sur place. Assurer le pilotage budgétaire et administratif du pôle production contribuer à la prospective budgétaire de la Direction artistique ; suivre l’exécution du budget de production et, le cas échéant, alerter ; assurer le suivi des royalties liés aux contrats de captation audiovisuelle ; négocier les conditions partenariales avec les prestataires locaux pour l’accueil des artistes (hôtels, taxi, etc.) ; mettre en place les différents marchés publics de prestataires ; effectuer ou superviser diverses formalités administratives (ordres de service, ordres de mission, demande de devis et suivi des factures, etc.). Pour mener à bien ses missions, le/la responsable de production s’appuie sur un.e chargé.e de production qu’il/elle encadre et évalue. Il/elle s’appuie également, par un lien fonctionnel, sur l’attachée à l’administration artistique qui contribue à l’accueil des artistes. Il/elle peut également être amené.e à représenter l’Orchestre au sein d’instances internes et externes, ainsi qu’aux manifestations publiques en France et à l’étranger.
Un·e chargé·e d’administration
➔ Gestion administrative et financière du syndicat Il/elle assure le suivi administratif et financier des relations avec les prestataires du syndicat et contribue à la préparation des éléments nécessaires aux échanges avec l’expert-comptable, le commissaire aux comptes et les partenaires administratifs et financiers (suivi des facturations et des règlements des fournisseurs et des clients, le suivi et le remboursement des frais aux élus, l’instruction et le suivi des demandes d’adhésion). Il / elle est spécialement en charge du suivi des cotisations des structures adhérentes. Il/ Elle assurera, en collaboration avec le pôle formation du syndicat le suivi de la facturation et les règlements. ➔ Gestion budgétaire, comptable et paie Sous l’autorité du directeur adjoint, le/la chargé.e d’administration élabore les outils de préparation et de suivi budgétaire Il / elle élabore le projet de budget annuel et les bilans présentés chaque année en CN et en AG ; il assure le suivi quotidien de la comptabilité et élabore, en lien avec la direction, les états comptables intermédiaires et le suivi analytique du budget. A cette fin Il/Elle contribue à l’élaboration, la mise à jour et l’évolution des outils de pilotage administratif, financier et statistique du syndicat. Il/elle construit les tableaux de bord nécessaires au suivi de l’activité, des cotisations, de la formation professionnelle, des adhésions et de l’exécution budgétaire. Il/elle assure la production régulière d’indicateurs d’analyse et d’aide à la décision à destination de la direction, du bureau et du Conseil national. Il/Elle prépare les éléments nécessaires à la clôture des comptes et à l’établissement de la paie. ➔ Appui de la Commission économique et sociale et de l’équipe du syndicat A l’instar de l’organisation générale des groupes de travail et des commissions permanentes du Syndeac, le/la chargé.e d’administration prépare certains documents de travail de la commission économique et sociale. Comme le recueil et du suivi des indicateurs mis en place par la commission, en assure le récolement et la synthèse, dans le cadre des orientations arrêtées par le conseil national et des groupes de travail. Il/Elle participe à l’accueil et à l’information des adhérents, oriente les adhérents vers les ressources juridiques et sociales et participe à la création et à la mise à jour des ressources mises à leur disposition.
Un·e chargé·e de formation
➔ Missions principales Le·a chargé·e de formation est placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de projet du Pôle formation. Il·elle travaille en coordination avec la cheffe de projet, les intervenant·es salarié·es et sous-traitant·es, ainsi qu’avec les autres Pôles du Syndeac nécessaires au bon déroulement des actions. ➔ Dans le cadre des orientations définies par la cheffe de projet, il/elle assure le suivi et la mise en œuvre opérationnelle des formations : Suivi des inscriptions et des relations avec les participant·es et les structures adhérentes Coordination opérationnelle avec les intervenant·es salarié·es et sous-traitant·es Suivi administratif et financier des actions de formation Mise en œuvre et suivi des procédures et outils qualité, notamment dans le cadre de Qualiopi Suivi des données d’activité, des évaluations et des bilans Identification des difficultés et remontée des alertes ou besoins d’arbitrage auprès de la Cheffe de projet Contribution à l’évolution de l’offre et aux projets de développement du Pôle formation Participation ponctuelle aux évènements syndicaux hors formation
CHARGE.E DE COORDINATION ET DE PRODUCTION
Le/la chargé.e de coordination et de production de la briqueterie prépare, organise, et coordonne les moyens logistiques, techniques et humains des projets accueillis au sein de la briqueterie. Sous l’autorité de la directrice et de l’administratrice, il ou elle assume notamment les missions suivantes : Coordination générale : – Pilotage et gestion du planning général des activités en concertation étroite avec la direction – Coordination de la mise en place des projets en collaboration avec l’administration, la technique, la production, la communication et les relations avec les publics – Communication interne : transmission des informations de façon à favoriser et optimiser la circulation de l’information – Préparation des réunions de coordination et des réunions d’équipe – Mise à jour de la base de données des artistes et des partenaires, invitation des différents partenaires aux évènements de la briqueterie Coordination, organisation, accueil et suivi des résidences : – Organisation logistique et participation aux comités de sélection des projets en résidence – Calage des périodes de résidences et gestion du planning en lien avec le projet de la direction – Coordination de la mise en place des résidences en collaboration avec les pôles techniques, communication et relations avec les publics – Etablissement des contrats – Accueil et suivi des compagnies lors de leur séjour à la briqueterie – Calage et coordination des ouvertures studios – Suivi et actualisation du budget des productions en collaboration avec le responsable production et la responsable du développement international – Participation à l’animation des réseaux sociaux – Suivi des tableaux de fréquentation des studios. Production : – Etablissement de contrats et logistique de production afférente, notamment de la Biennale de danse du Val-de-Marne, en lien avec le responsable de production – Suivi de l’exécution budgétaire – Participation à l’accueil des événements en collaboration avec l’ensemble de l’équipe. Assistanat de direction : – Organisation de réunions, gestion des convocations – Rédaction de courriers officiels.
Administrateur.trice
Sous l’autorité du directeur, l’administratrice ou l’administrateur contribue activement au développement et la mise en œuvre du projet artistique et culturel de la Scène nationale. Il/elle est responsable de la gestion administrative, budgétaire et financière de TANDEM, de la bonne application des obligations légales et du pilotage du pôle ressources. À ce titre, l’administratrice ou l’administrateur a en charge les missions suivantes : – Vous assurez l’élaboration, l’exécution et le suivi du budget de la Scène nationale ; – Vous supervisez, avec l’appui de l’administrateur adjoint – chef comptable, la paie et la comptabilité, préparez l’arrêté des comptes et les états financiers en lien avec l’expert-comptable et le commissaire aux comptes ; – Vous élaborerez des stratégies de financement propices au développement de l’activité et au maintien de la santé financière de l’association ; – Vous gérez la trésorerie, élaborez son plan et travaillez en concertation avec la banque ; – Vous entretenez une qualité de dialogue avec les financeurs et élaborez les demandes de subventions ; – Vous collaborez avec les responsables de services pour le suivi des budgets délégués et les réponses aux appels à projets ; – Vous préparez et vous suivez les contrats/conventions et échangez avec les équipes artistiques et les partenaires sur les modalités administratives et logistiques des activités ; – Vous êtes responsable de l’accueil des artistes et y travaillez avec l’appui d’une attachée ; – Vous contribuez à la vie de l’association en lien avec la présidence et le directeur, avec l’appui de l’assistante de direction ; – Vous assurez l’encadrement et l’animation du pôle ressources (4 personnes) et la qualité de sa collaboration avec l’ensemble des pôles et services.
ADMINISTRATEUR.RICE
Sous l’autorité de la directrice, il/ elle est responsable de la gestion administrative, budgétaire et financière comme de la gestion des ressources humaines. Il/elle participe pleinement à la construction et au fonctionnement du nouveau projet artistique et culturel de la scène nationale. Il/elle contribue activement au développement stratégique de la structure. Gestion administrative Rédiger et suivre les demandes de subventions. Rédiger et suivre les différents contrats et conventions : l’AOT, la CPO… Négocier et rédiger les contrats artistiques : cessions, coproductions, coréalisations, résidences… Assurer une veille juridique et sociale, garantir la bonne application des réglementations en vigueur. Participer aux réunions et aux échanges des réseaux professionnels. Participer à la rédaction des rapports d’activité. Contribuer à la vie associative (Adhérents, Bureau, Conseil d’administration) en lien avec la gouvernance. Gestion sociale Développer une organisation des ressources humaines et des pratiques de management permettant la montée en compétences, le travail collaboratif et la résolution des conflits. Collaborer à la réorganisation globale du travail, de l’organigramme, des fiches de postes. Planifier et suivre les temps de travail de l’équipe. Garantir le respect du droit du travail, de la réglementation sociale et de la convention collective. Participer aux recrutements et établir les contrats de travail (CDI, CDD, CDDU …). Élaborer et suivre le plan de formation de l’équipe permanente. Œuvrer au développement du dialogue social en lien avec les instances représentatives du personnel. Gestion financière Élaborer et suivre l’exécution du budget général en adéquation avec les projets artistiques et culturels. Suivre les budgets analytiques, formaliser des procédures internes, contrôler les dépenses. Encadrer la paie et la comptabilité. Superviser l’arrêté des comptes et les états financiers en lien avec le commissaire aux comptes. Élaborer des stratégies de financement propices au développement de l’activité. Assurer une veille d’appels à projets et de dispositifs de financement français et européens. Élaborer les documents de bilan financier notamment le bilan et compte de résultat sous format UNIDO. Superviser la gestion de la trésorerie ; assurer le rapport aux banques et aux assurances.
Administrateur·rice
Sous l’autorité et en dialogue étroit avec le directeur, l’administrateur·rice garantit la bonne marche administrative, budgétaire et financière de la Scène nationale, gère ses ressources humaines et participe à la construction de sa stratégie de développement. À la tête d’une équipe administrative resserrée, il/elle : est responsable de la gestion administrative, budgétaire et financière, dont il/elle garantit la fiabilité et la bonne exécution ; est responsable de la gestion des ressources humaines, suit les plannings et les temps de travail de l’équipe, participe à la qualité du dialogue social avec les représentants du personnel, aux recrutements, élabore les plans de formation ; assure avec son équipe une veille juridique et sociale, et garantit la bonne application des réglementations en vigueur ; suit la négociation et l’exécution des contrats artistiques (cessions, coproductions, coréalisations, résidences), techniques, locatifs et/ou de prestations non-artistiques ; veille à la bonne circulation des informations entre les différents services, et entre les labels réunis au sein du théâtre partagé ; prépare, exécute et suit le volet administratif, budgétaire et financier lié à la convention de coactivités qui règle les rapports des labels résidents au sein d’un lieu partagé. Au contact des partenaires publics et privés de la Scène nationale, de son conseil d’administration, et des labels résidents, il/elle : encadre, et participe à, la rédaction et l’instruction des dossiers de demandes de subventions et de financements, des bilans et rapports d’activité, ainsi que des différentes conventions ; ancre, suit et développe le volet mécénat de la Scène nationale, en concertation étroite avec le directeur et le directeur technique ; prépare, anime et suit les comités administratifs qui réunissent périodiquement les administrations des labels résidents.
Conseiller·ère à la vie syndicale – référent·e régional·e (CDI)
Au sein du pôle vie syndicale, sous la responsabilité du directeur et du directeur adjoint, en coordination avec la responsable de la vie syndicale, le, la conseiller.e syndical.e – référent.e régional.e assure les missions suivantes : Le Suivi et l’accompagnement des délégations régionales (50 %) : > structuration et appui du mandat des délégués régionaux > coordination, organisation et restitution des réunions de délégations régionales > suivi bilatéral des entreprises adhérentes implantées dans les régions attribuées, notamment dans le cadre de déplacements réguliers > veille des enjeux politiques et problématiques locales et régionales > coordination et participation aux actions et mobilisations intersyndicale en région > organisation et participation aux rendez-vous avec les élus territoriaux, partenaires et services de l’État relais et structuration des réponses aux sollicitations presse locale et régionale, en coordination avec l’attachée de presse Gestion de projets thématiques, en déclinaison du mandat syndical (20 %) : > pilotage de projets thématiques (exemples non exhaustifs : liberté de création, Education Artistique et Culturelle, musique, égalités, création ultramarine, intelligence artificielle) > veille thématique, production d’éléments de documentation et de synthèse à destination des adhérents > structuration de l’implication des adhérents, organisation de séminaire de travail et de temps de restitution > structuration du travail collaboratif et partenarial avec les associations de labels et autres organismes professionnels (Artcena, ONDA, Plateform, CIPAC etc.) Coordination du travail avec le avec les autres services publics et leurs représentants syndicaux et professionnels (20 %) : > renforcement et déploiement du plaidoyer “service public” de la stratégie syndicale > renforcement du lien avec les autres services publics et leurs représentants syndicaux et professionnels > coordination et rédaction du volet culture du rapport annuel sur l’État des services publics > participation aux réunions avec les autres services publics et leurs représentants syndicaux et professionnels En lien avec les pôles de la chambre professionnelle (conseil et formation) ainsi que le pôle communication du syndicat : Participation au fonctionnement régulier du syndicat (10 %) : > participation à l’élaboration de la stratégie et du plaidoyer syndical > participation à la rédaction des éléments de communication auprès des adhérents : site, newsletters, rapports d’activité > suivi des demandes d’adhésion et actualisation de la base de données > participation et coordination des instances syndicales (Bureau / Conseil national / AG) > diffusion et déploiement des mandats syndicaux négociés dans les instances paritaires Dans le cadre de la vie syndicale, le ou la salariée, comme l’ensemble de ses collègues, peut être mobilisé.e à des tâches d’organisation, notamment à l’occasion de journées professionnelles, de l’assemblée générale annuelle ou de toute autre initiative du syndicat.
Responsable du mécénat et des partenariats
En autonomie, sous l’autorité de la présidente du Fonds de dotation, vous concevez, pilotez et déployez la stratégie de recherche de fonds privés (mécénat financier, en nature, de compétences et parrainage) auprès du tissu économique national et international. A ce titre, vous développez : – Stratégie et prospection : définition de la cartographie des cibles, élaboration des offres de partenariat sur-mesure (projets artistiques, actions territoriales, accessibilité, …) et traitement opérationnel des négociations. – Fidélisation et relations publiques : assurer le suivi relationnel avec les mécènes actuels, organiser des événements exclusifs de prestige et veiller au respect des contreparties légales et conventionnelles. – Gestion juridique et financière : rédiger les conventions de mécénat dans le respect strict du cadre fiscal et de la loi du 1er août 2003, établir les reçus fiscaux et piloter le budget de la mission. – Coordination interne avec son partenaire mécène le théâtre Nanterre-Amandiers : travailler en synergie avec les équipes artistiques, la production, la technique, la communication et l’accueil du public pour l’exécution des engagements pris auprès des partenaires et mécènes. – Évaluation des objectifs fixés : suivi de l’évolution des relations avec les partenaires et mécènes en lien avec les différentes activités ; analyse quantitative et qualitative de cette évolution ; rédaction des bilans d’activités. – Communication : rédiger, adapter, mettre en forme et publier des contenus pour le site internet, les newsletters, les réseaux sociaux et, ponctuellement, les supports print. Assurer le secrétariat de l’organisation.
Responsable d’administration
POSITIONNEMENT DU POSTE Placé·e sous l’autorité hiérarchique de la directrice et en lien étroit avec l’équipe salariée, le conseil d’administration et les partenaires de l’association, la·le responsable d’administration participe pleinement au développement du projet artistique, culturel et relationnel de La Métive. Elle veille à créer les conditions administratives, juridiques, financières, sociales et humaines permettant le déploiement du projet de l’association. À ce titre, il·elle est responsable de l’administration générale, de l’organisation de la vie associative, de la gestion budgétaire, financière, sociale et juridique de la structure, ainsi que de la régie du domaine. Il·elle contribue à faire de l’administration un véritable outil d’hospitalité, garantissant la qualité de l’accueil, le respect des droits des personnes, la continuité du fonctionnement de l’association et la soutenabilité de son projet. En lien permanent avec la direction, elle·il prend part à la réflexion stratégique et à l’amélioration continue des activités de La Métive, avec une attention particulière portée aux conditions d’accueil, aux relations humaines et à la qualité des coopérations. En l’absence de la directrice, et dans le cadre des délégations qui lui sont confiées, elle·il assure la continuité du fonctionnement de l’association et l’animation de l’équipe salariée. MISSIONS PRINCIPALES Mission 1 – Administration générale, production et vie associative Le·La responsable d’administration assure le bon fonctionnement administratif de l’association et contribue à la mise en œuvre du projet artistique, culturel et relationnel. À ce titre, en lien avec le reste de l’équipe, il·elle est notamment chargée de : Organiser la vie associative (adhésions, bénévolat, réunions, conseils d’administration, assemblées générales, licences, etc.). Préparer les réunions des instances et rédiger les comptes rendus. Participer à la mise en œuvre du projet de La Métive et contribuer à la réflexion sur son développement et son innovation sociale. Assurer l’organisation administrative des résidences et des festivals (conventions de résidence, logistique). Coordonner l’organisation administrative des projets et des événements de l’association en lien avec l’équipe et la commune. Élaborer et assurer le suivi des conventions de partenariat, contrats de prestation et contrats de cession. Assurer les déclarations administratives liées aux activités de l’association (droits d’auteurices, SACEM, organismes compétents), en lien avec les partenaires concernés. Participer à l’accueil physique et téléphonique des résident·es, partenaires et personnes accueillies. Mission 2 – Gestion des ressources humaines La·le responsable d’administration assure le suivi administratif des ressources humaines et accompagne la direction dans leur gestion. À ce titre, il·elle est notamment chargée de : Encadrer le ou la salarié·e chargé·e de l’entretien ainsi que les renforts ponctuels, sur délégation de la direction. Conseiller la direction dans l’organisation du travail et assurer le suivi des plannings. Élaborer les contrats de travail, assurer le suivi des congés, du plan de formation et des obligations sociales. Préparer les éléments de paie en lien avec le cabinet comptable, établir les notes de frais et procéder aux virements des salaires. Assurer une veille en droit social et veiller au respect du droit du travail et de la convention collective CCNEAC. Assurer les relations avec les organismes sociaux. Mission 3 – Gestion administrative, budgétaire et financière La·le responsable d’administration assure le suivi administratif et financier de l’association. Mandatée par la présidence et avec validation de la direction, il·elle peut signer les demandes de subvention. Elle·il est habilité·e à engager les dépenses de fonctionnement validées par la direction et dispose d’une délégation de signature sur les comptes bancaires dans la limite de 500 €. À ce titre, elle·il est notamment chargée de : Élaborer, déposer et assurer le suivi des demandes de financement, des dossiers de subvention et des bilans financiers. Assurer une veille sur les appels à projets, organiser le calendrier des dépôts, participer aux échanges avec les partenaires financeurs et coordonner la préparation des bilans administratifs et financiers. Assurer le suivi des demandes de fonds privés élaborés par l’attachée au mécénat, établir les budgets. Assurer une veille juridique et fiscale et adapter les procédures et contrats aux évolutions réglementaires. Élaborer les budgets annuels, prévisionnels et par projet, en assurer le suivi en lien avec la direction et la trésorière de l’association. Assurer le suivi courant de la trésorerie, des devis, des factures et des opérations de caisse, ainsi que la préparation de la clôture annuelle des comptes en lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes. Superviser l’établissement des comptes annuels avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes. Mettre en place des tableaux de bord et des outils de suivi permettant d’anticiper les risques budgétaires et de trésorerie. Rendre compte à la direction, au conseil d’administration et aux partenaires financeurs de l’utilisation des crédits et de la réalisation des actions. Mission 4 – Gestion du domaine et des moyens généraux La·le responsable d’administration veille au bon fonctionnement des bâtiments, des équipements et des espaces mis à disposition par l’association. À ce titre, il·elle est notamment chargé·e de : Assurer le suivi de la maintenance des bâtiments, du véhicule et des équipements. Veiller au bon fonctionnement des infrastructures. Organiser et suivre l’entretien des espaces de vie, de travail et d’accueil. Mission 5 – Continuité de fonctionnement en l’absence de la direction En l’absence de la directrice (congés ou déplacements professionnels), la·le responsable d’administration assure la continuité du fonctionnement de l’association et l’encadrement de l’équipe salariée, dans le cadre des délégations qui lui sont confiées. Mission 6 – Tutorat des volontaires en service civique En lien avec la directrice, le·la responsable d’administration est chargée de : Participer à la rédaction des fiches de mission. Accueillir, accompagner et assurer le suivi administratif des volontaires en service civique tout au long de leur mission. Cette fiche de poste décrit les principales responsabilités attachées à la fonction. Elle est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’association et du développement de ses activités, dans le respect de la qualification et du cadre conventionnel du poste.