Type d’offre d’emploi : Administration

Administrateur·rice

Sous l’autorité et en dialogue étroit avec le directeur, l’administrateur·rice garantit la bonne marche administrative, budgétaire et financière de la Scène nationale, gère ses ressources humaines et participe à la construction de sa stratégie de développement.   À la tête d’une équipe administrative resserrée, il/elle : est responsable de la gestion administrative, budgétaire et financière, dont il/elle garantit la fiabilité et la bonne exécution ; est responsable de la gestion des ressources humaines, suit les plannings et les temps de travail de l’équipe, participe à la qualité du dialogue social avec les représentants du personnel, aux recrutements, élabore les plans de formation ; assure avec son équipe une veille juridique et sociale, et garantit la bonne application des réglementations en vigueur ; suit la négociation et l’exécution des contrats artistiques (cessions, coproductions, coréalisations, résidences), techniques, locatifs et/ou de prestations non-artistiques ; veille à la bonne circulation des informations entre les différents services, et entre les labels réunis au sein du théâtre partagé ; prépare, exécute et suit le volet administratif, budgétaire et financier lié à la convention de coactivités qui règle les rapports des labels résidents au sein d’un lieu partagé. Au contact des partenaires publics et privés de la Scène nationale, de son conseil d’administration, et des labels résidents, il/elle : encadre, et participe à, la rédaction et l’instruction des dossiers de demandes de subventions et de financements, des bilans et rapports d’activité, ainsi que des différentes conventions ; ancre, suit et développe le volet mécénat de la Scène nationale, en concertation étroite avec le directeur et le directeur technique ; prépare, anime et suit les comités administratifs qui réunissent périodiquement les administrations des labels résidents.

Conseiller·ère à la vie syndicale – référent·e régional·e

Au sein du pôle vie syndicale, sous la responsabilité du directeur et du directeur adjoint, en coordination avec la responsable de la vie syndicale, le, la conseiller.e syndical.e – référent.e régional.e assure les missions suivantes : Le Suivi et l’accompagnement des délégations régionales (50 %) : > structuration et appui du mandat des délégués régionaux > coordination, organisation et restitution des réunions de délégations régionales > suivi bilatéral des entreprises adhérentes implantées dans les régions attribuées, notamment dans le cadre de déplacements réguliers > veille des enjeux politiques et problématiques locales et régionales > coordination et participation aux actions et mobilisations intersyndicale en région > organisation et participation aux rendez-vous avec les élus territoriaux, partenaires et services de l’État relais et structuration des réponses aux sollicitations presse locale et régionale, en coordination avec l’attachée de presse Gestion de projets thématiques, en déclinaison du mandat syndical (20 %) : > pilotage de projets thématiques (exemples non exhaustifs : liberté de création, Education Artistique et Culturelle, musique, égalités, création ultramarine, intelligence artificielle) > veille thématique, production d’éléments de documentation et de synthèse à destination des adhérents > structuration de l’implication des adhérents, organisation de séminaire de travail et de temps de restitution > structuration du travail collaboratif et partenarial avec les associations de labels et autres organismes professionnels (Artcena, ONDA, Plateform, CIPAC etc.) Coordination du travail avec le avec les autres services publics et leurs représentants syndicaux et professionnels (20 %) : > renforcement et déploiement du plaidoyer “service public” de la stratégie syndicale > renforcement du lien avec les autres services publics et leurs représentants syndicaux et professionnels > coordination et rédaction du volet culture du rapport annuel sur l’État des services publics > participation aux réunions avec les autres services publics et leurs représentants syndicaux et professionnels En lien avec les pôles de la chambre professionnelle (conseil et formation) ainsi que le pôle communication du syndicat : Participation au fonctionnement régulier du syndicat (10 %) : > participation à l’élaboration de la stratégie et du plaidoyer syndical > participation à la rédaction des éléments de communication auprès des adhérents : site, newsletters, rapports d’activité > suivi des demandes d’adhésion et actualisation de la base de données > participation et coordination des instances syndicales (Bureau / Conseil national / AG) > diffusion et déploiement des mandats syndicaux négociés dans les instances paritaires Dans le cadre de la vie syndicale, le ou la salariée, comme l’ensemble de ses collègues, peut être mobilisé.e à des tâches d’organisation, notamment à l’occasion de journées professionnelles, de l’assemblée générale annuelle ou de toute autre initiative du syndicat.

Responsable du mécénat et des partenariats

En autonomie, sous l’autorité de la présidente du Fonds de dotation, vous concevez, pilotez et déployez la stratégie de recherche de fonds privés (mécénat financier, en nature, de compétences et parrainage) auprès du tissu économique national et international. A ce titre, vous développez : – Stratégie et prospection : définition de la cartographie des cibles, élaboration des offres de partenariat sur-mesure (projets artistiques, actions territoriales, accessibilité, …) et traitement opérationnel des négociations. – Fidélisation et relations publiques : assurer le suivi relationnel avec les mécènes actuels, organiser des événements exclusifs de prestige et veiller au respect des contreparties légales et conventionnelles. – Gestion juridique et financière : rédiger les conventions de mécénat dans le respect strict du cadre fiscal et de la loi du 1er août 2003, établir les reçus fiscaux et piloter le budget de la mission. – Coordination interne avec son partenaire mécène le théâtre Nanterre-Amandiers : travailler en synergie avec les équipes artistiques, la production, la technique, la communication et l’accueil du public pour l’exécution des engagements pris auprès des partenaires et mécènes. – Évaluation des objectifs fixés : suivi de l’évolution des relations avec les partenaires et mécènes en lien avec les différentes activités ; analyse quantitative et qualitative de cette évolution ; rédaction des bilans d’activités. – Communication : rédiger, adapter, mettre en forme et publier des contenus pour le site internet, les newsletters, les réseaux sociaux et, ponctuellement, les supports print. Assurer le secrétariat de l’organisation.

Responsable d’administration

POSITIONNEMENT DU POSTE Placé·e sous l’autorité hiérarchique de la directrice et en lien étroit avec l’équipe salariée, le conseil d’administration et les partenaires de l’association, la·le responsable d’administration participe pleinement au développement du projet artistique, culturel et relationnel de La Métive. Elle veille à créer les conditions administratives, juridiques, financières, sociales et humaines permettant le déploiement du projet de l’association. À ce titre, il·elle est responsable de l’administration générale, de l’organisation de la vie associative, de la gestion budgétaire, financière, sociale et juridique de la structure, ainsi que de la régie du domaine. Il·elle contribue à faire de l’administration un véritable outil d’hospitalité, garantissant la qualité de l’accueil, le respect des droits des personnes, la continuité du fonctionnement de l’association et la soutenabilité de son projet. En lien permanent avec la direction, elle·il prend part à la réflexion stratégique et à l’amélioration continue des activités de La Métive, avec une attention particulière portée aux conditions d’accueil, aux relations humaines et à la qualité des coopérations. En l’absence de la directrice, et dans le cadre des délégations qui lui sont confiées, elle·il assure la continuité du fonctionnement de l’association et l’animation de l’équipe salariée. MISSIONS PRINCIPALES Mission 1 – Administration générale, production et vie associative Le·La responsable d’administration assure le bon fonctionnement administratif de l’association et contribue à la mise en œuvre du projet artistique, culturel et relationnel. À ce titre, en lien avec le reste de l’équipe, il·elle est notamment chargée de : Organiser la vie associative (adhésions, bénévolat, réunions, conseils d’administration, assemblées générales, licences, etc.). Préparer les réunions des instances et rédiger les comptes rendus. Participer à la mise en œuvre du projet de La Métive et contribuer à la réflexion sur son développement et son innovation sociale. Assurer l’organisation administrative des résidences et des festivals (conventions de résidence, logistique). Coordonner l’organisation administrative des projets et des événements de l’association en lien avec l’équipe et la commune. Élaborer et assurer le suivi des conventions de partenariat, contrats de prestation et contrats de cession. Assurer les déclarations administratives liées aux activités de l’association (droits d’auteurices, SACEM, organismes compétents), en lien avec les partenaires concernés. Participer à l’accueil physique et téléphonique des résident·es, partenaires et personnes accueillies. Mission 2 – Gestion des ressources humaines La·le responsable d’administration assure le suivi administratif des ressources humaines et accompagne la direction dans leur gestion. À ce titre, il·elle est notamment chargée de : Encadrer le ou la salarié·e chargé·e de l’entretien ainsi que les renforts ponctuels, sur délégation de la direction. Conseiller la direction dans l’organisation du travail et assurer le suivi des plannings. Élaborer les contrats de travail, assurer le suivi des congés, du plan de formation et des obligations sociales. Préparer les éléments de paie en lien avec le cabinet comptable, établir les notes de frais et procéder aux virements des salaires. Assurer une veille en droit social et veiller au respect du droit du travail et de la convention collective CCNEAC. Assurer les relations avec les organismes sociaux. Mission 3 – Gestion administrative, budgétaire et financière La·le responsable d’administration assure le suivi administratif et financier de l’association. Mandatée par la présidence et avec validation de la direction, il·elle peut signer les demandes de subvention. Elle·il est habilité·e à engager les dépenses de fonctionnement validées par la direction et dispose d’une délégation de signature sur les comptes bancaires dans la limite de 500 €. À ce titre, elle·il est notamment chargée de : Élaborer, déposer et assurer le suivi des demandes de financement, des dossiers de subvention et des bilans financiers. Assurer une veille sur les appels à projets, organiser le calendrier des dépôts, participer aux échanges avec les partenaires financeurs et coordonner la préparation des bilans administratifs et financiers. Assurer le suivi des demandes de fonds privés élaborés par l’attachée au mécénat, établir les budgets. Assurer une veille juridique et fiscale et adapter les procédures et contrats aux évolutions réglementaires. Élaborer les budgets annuels, prévisionnels et par projet, en assurer le suivi en lien avec la direction et la trésorière de l’association. Assurer le suivi courant de la trésorerie, des devis, des factures et des opérations de caisse, ainsi que la préparation de la clôture annuelle des comptes en lien avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes. Superviser l’établissement des comptes annuels avec le cabinet comptable et le commissaire aux comptes. Mettre en place des tableaux de bord et des outils de suivi permettant d’anticiper les risques budgétaires et de trésorerie. Rendre compte à la direction, au conseil d’administration et aux partenaires financeurs de l’utilisation des crédits et de la réalisation des actions. Mission 4 – Gestion du domaine et des moyens généraux La·le responsable d’administration veille au bon fonctionnement des bâtiments, des équipements et des espaces mis à disposition par l’association. À ce titre, il·elle est notamment chargé·e de : Assurer le suivi de la maintenance des bâtiments, du véhicule et des équipements. Veiller au bon fonctionnement des infrastructures. Organiser et suivre l’entretien des espaces de vie, de travail et d’accueil. Mission 5  – Continuité de fonctionnement en l’absence de la direction En l’absence de la directrice (congés ou déplacements professionnels), la·le responsable d’administration assure la continuité du fonctionnement de l’association et l’encadrement de l’équipe salariée, dans le cadre des délégations qui lui sont confiées. Mission 6 – Tutorat des volontaires en service civique En lien avec la directrice, le·la responsable d’administration est chargée de : Participer à la rédaction des fiches de mission. Accueillir, accompagner et assurer le suivi administratif des volontaires en service civique tout au long de leur mission. Cette fiche de poste décrit les principales responsabilités attachées à la fonction. Elle est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l’association et du développement de ses activités, dans le respect de la qualification et du cadre conventionnel du poste.

Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de

Position dans l’organigramme Rattaché·e à la Déléguée aux relations extérieures et aux résidences artistiques, la/le Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil intervient en transversalité avec : • l’ensemble des pôles de l’Agora (production, formation, communication, administration, relations publiques, technique), • les équipes accueil, billetterie et hospitalité, • les artistes, compagnies accueillies et partenaires extérieurs. Positionnement du poste Dans le cadre du projet de l’Agora, Cité internationale de la Danse, qui articule création, diffusion (saison et festival), résidences et formation, la/le Chargé·e de la logistique, de l’hospitalité et de l’accueil occupe une fonction centrale dans la mise en œuvre opérationnelle des activités. Elle/Il garantit : • la qualité et la fluidité de l’accueil des artistes des partenaires et des professionnels, • la coordination des opérations entre les différents services pour assurer la centralisation des informations nécessaires à la logistique d’accueil. Ce poste contribue directement à la qualité d’exécution des projets et à l’image de professionnalisme de l’Agora. Missions principales 1. Organiser l’hospitalité des artistes et des partenaires • Organiser l’accueil des artistes, compagnies et partenaires (transports, hébergements, restauration, logistique locale) • Assurer la relation avec les prestataires (hôtels, transporteurs, restaurateurs, etc.) • Garantir la qualité des conditions d’accueil sur les lieux de spectacles en veillant à la mise en place du catering pour les artistes et techniciens. 2. Assurer la coordination logistique des activités de l’Agora • planifier les besoins logistiques de la saison, du festival, des résidences, formations et événements ; • coordonner l’aménagement des espaces avec les différents pôles ; • organiser les interventions des prestataires (ménage, entretien, mobilier, installations…) ; • assurer la circulation et la centralisation des informations nécessaires au bon déroulement des activités. • Être un point de contact opérationnel pour les compagnies accueillies et les partenaires 3. Organiser les événements institutionnels et les temps d’hospitalité • coordonne l’organisation logistique des réceptions, cocktails, cafés d’accueil et événements institutionnels ; • organise l’accueil des partenaires, délégations, professionnels, mécènes et invités ; • assure la logistique des opérations de mécénat, des privatisations et des événements partenariaux en lien avec les équipes concernées ; • coordonne l’exploitation du Bar de l’Agora en saison et pendant le Festival Montpellier Danse, en lien avec le prestataire, et veille à son bon fonctionnement logistique ; • veille à la qualité globale de l’expérience d’accueil et au respect des exigences propres à chaque événement ; • assure, selon un planning établi, tout ou partie des astreintes téléphoniques et/ou présentielles nécessaires à la continuité des activités d’hospitalité et d’accueil de l’Agora. Missions secondaires • Contribuer à l’optimisation des procédures logistiques (outils, planning, suivi) • Participer à la structuration des méthodes de travail entre les pôles • Être force de proposition pour améliorer l’organisation des tournées et de l’accueil

Responsable d’exploitation cinéma

Sous l’autorité du directeur cinéma, le.la responsable exploitation cinéma le seconde et le relaye dans l’ensemble des missions liées à l’exploitation du TAP Cinéma : · Il/Elle organise les activités cinéma et est responsable de leur exploitation dans leurs dimensions techniques, humaines, réglementaires et économiques. ·  Il/Elle contribue à la politique d’animation et d’accompagnement des films en cohérence avec le projet culturel. ·  Il/Elle participe au développement et à la diversification des publics. Il/Elle assure la promotion des activités cinéma en veillant à leur cohérence éditoriale. Il/Elle aura pour activités principales de : · Organiser le fonctionnement quotidien des activités cinéma · Elaborer les plannings du personnel selon les contraintes d’exploitation · Assurer l’encadrement direct de l’équipe d’exploitation cinéma (management, suivi des temps de travail, conduite des entretiens individuels) · Coordonner les actions de communication en lien avec le service communication et en collaboration avec des membres de l’équipe cinéma · Coordonner l’accueil et la billetterie : paramétrage du logiciel de billetterie ; conditions et qualité d’accueil des publics, des professionnels de cinéma et des partenaires ; traitement des réclamations du public ; supervision des caisses ; etc. · Planifier et coordonner l’accueil des scolaires et des centres de loisirs : de l’inscription à l’accueil physique et à la facturation · Participer à l’animation des évènements · Veiller au respect des obligations réglementaires (CNC, sécurité ERP, accessibilité) · Ponctuellement, prendre part à l’accueil, la billetterie et la projection En soutien du directeur cinéma et en lien fonctionnel avec le responsable des jeunes publics et l’attachée de direction et de programmation : Proposer et mettre en place des animations et programmations spécifiques pour favoriser le développement et la diversification des publics dans les salles Coordonner les projections (suivi technique, conformité DCP, sécurité) et l’organisation logistique de l’exploitation événementielle Assurer le recrutement du personnel, sa formation, son intégration

ADMINISTRATEUR.RICE

Sous l’autorité de la directrice, il/ elle est responsable de la gestion administrative, budgétaire et financière comme de la gestion des ressources humaines. Il/elle participe pleinement à la construction et au fonctionnement du nouveau projet artistique et culturel de la scène nationale. Il/elle contribue activement au développement stratégique de la structure. Gestion administrative Rédiger et suivre les demandes de subventions. Rédiger et suivre les différents contrats et conventions : l’AOT, la CPO… Négocier et rédiger les contrats artistiques : cessions, coproductions, coréalisations, résidences… Assurer une veille juridique et sociale, garantir la bonne application des réglementations en vigueur. Participer aux réunions et aux échanges des réseaux professionnels. Participer à la rédaction des rapports d’activité. Contribuer à la vie associative (Adhérents, Bureau, Conseil d’administration) en lien avec la gouvernance. Gestion sociale Développer une organisation des ressources humaines et des pratiques de management permettant la montée en compétences, le travail collaboratif et la résolution des conflits. Collaborer à la réorganisation globale du travail, de l’organigramme, des fiches de postes. Planifier et suivre les temps de travail de l’équipe. Garantir le respect du droit du travail, de la réglementation sociale et de la convention collective. Participer aux recrutements et établir les contrats de travail (CDI, CDD, CDDU …). Élaborer et suivre le plan de formation de l’équipe permanente. Œuvrer au développement du dialogue social en lien avec les instances représentatives du personnel.   Gestion financière Élaborer et suivre l’exécution du budget général en adéquation avec les projets artistiques et culturels. Suivre les budgets analytiques, formaliser des procédures internes, contrôler les dépenses. Encadrer la paie et la comptabilité. Superviser l’arrêté des comptes et les états financiers en lien avec le commissaire aux comptes. Élaborer des stratégies de financement propices au développement de l’activité. Assurer une veille d’appels à projets et de dispositifs de financement français et européens. Élaborer les documents de bilan financier notamment le bilan et compte de résultat sous format UNIDO. Superviser la gestion de la trésorerie ; assurer le rapport aux banques et aux assurances

un.e Secrétaire de direction

Dans le cadre d’un remplacement, La Filature recrute un.e Secrétaire de direction à temps partiel pour une durée de 4 mois minimum qui pourra, le cas échéant, se prolonger. Sous la responsabilité du Directeur, et en lien avec l’ensemble du Comité de Direction, le/la Secrétaire de direction est chargé·e des missions suivantes Secrétariat de direction : – Gestion de l’agenda du Directeur et de la messagerie électronique de direction ; – Interlocuteur direct entre les partenaires publics (Etats, collectivités territoriales) et la Direction ; – Rédaction et transmission des compte-rendu de réunions de coordination ; – Tri et distribution du courrier ; Secrétariat de la vie associative – Organisation des réunions statutaires de l’association et du Comité de suivi : envoi des convocations, planification, consolidation des documents etc.) ; – Secrétariat de séance des Assemblées générales et Conseils d’administration ; – Veille et suivi juridique ; Gestion administrative et logistique de la Classe préparatoire aux ENSAD : – Suivi du fonctionnement de la Classe prépa : actualisation et transmission du planning des cours, – Suivi des dépenses engagées pour la Classe prépa, y compris les places de spectacles ; – Assiste les élèves dans l’accès aux ressources (transmission de textes, ouvrages, etc) ; – Accueille les intervenants à Mulhouse.

un.e Attaché·e d’administration

Sous la responsabilité de l’Administratrice et en lien direct avec la Gestionnaire de paie et la Cheffe comptable, l’Attaché·e d’administration est chargé·e des missions suivantes : Suivi administratif des dossiers du personnel – Création des dossiers du personnel (de la DPAE à l’archivage des contrats et avenants) ; – Suivi des demandes d’absences et congés, arrêts de travail ; – Suivi des échéances des entretiens individuels, mise à jour et préparation des supports d’entretien ; Soutien en matière sociale – Suivi des variables de paie ; – Suivi mensuel de données sociales (effectif, mutuelle…) ; Reporting RH divers – Soutien à l’actualisation de la BDESE ; Soutien Comptabilité  – Rédaction des factures clients et suivi des relances ; – Gestion de la plateforme agréée liée à la dématérialisation des factures fournisseurs : récupération des factures et archivage ; – Suivi du mécénat et rédaction des reçus fiscaux ; – Assiste le service dans diverses missions comptables ponctuelles.

chargé(e) de production

Attaché(e) au service production/diffusion, sous la responsabilité de l’administrateur général et de la directrice de production et de diffusion, aux côtés de la responsable de production, il/elle est chargé(e) de la coordination, de la gestion administrative et de l’organisation logistique d’une partie des tournées du Ballet Preljocaj, et est amené(e) à assurer la régie de tournée en accompagnement de la compagnie sur le terrain. En fonction du volume d’activité, le service peut être temporairement renforcé par une 4e personne chargée de production aux fonctions similaires au poste à pourvoir.   Missions 1/ Production/logistique – finalisation des négociations avec les organisateurs (théâtres, festivals, services municipaux, agents…) sur les conditions d’accueil des spectacles – établissement ou actualisation des devis et des contrats de cession et de leurs annexes – coordination de l’organisation pratique des tournées entre les services du Ballet Preljocaj, notamment le service artistique, technique, comptabilité, communication et les équipes du lieu d’accueil – formalités administratives liées aux déplacements à l’étranger (demandes de visas, demandes d’exemption fiscale…) – organisation et réservation des voyages et transferts locaux – établissement, mise à jour et transmission de rooming-lists – coordination des activités annexes en tournée (ateliers pédagogiques, rencontres, répétitions publiques etc.) – recherche de kinésithérapeutes et ostéopathes intervenant en tournée – élaboration des feuilles de route après centralisation de toutes les informations pratiques de la tournée – transmission des factures, validation des notes de frais liées aux tournées, centralisation et transmission des justificatifs de dépenses, relances de paiements   2/ Régie de tournée – accompagnement d’une partie des tournées des grandes formes, notamment du Lac des cygnes, de Requiem(s) et du Parc – coordination sur le terrain entre les équipes technique et artistique en tournée, les équipes des lieux d’accueil et l’équipe du Ballet au siège – gestion des imprévus sur place (modification de planning, perturbation des voyages, maladie, blessure…)