un.e chargé.e d’administr
LES MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE •L’élaboration, le suivi administratif et budgétaire de la saison spectacle et cinéma (productions déléguées, coproductions, résidences, actions artistiques et culturelles, projets participatifs), •Suivi administratif et logistique des productions déléguées, •Participer à la négociation, la rédaction et le suivi des contrats de spectacles et des partenaires, •L’établissement et le suivi des dossiers de subventions de fonctionnement et des projets •Élaborer et suivre des outils d’évaluation de l’activité, •Contribuer à la recherche de financements nouveaux, •Participer à la gestion des ressources humaines (services civiques, apprentis), •Participer à la constitution des dossiers d’activité de la structure, •Participer à l’accueil des compagnies et artistes invités, •Participer à la veille administrative et juridique, •Participer aux activités générales de la structure.
Coordinateur.ice général.e du Lyncéus Festival
Le poste : En collaboration avec l’équipe du Collectif (direction, administration, communication et technique), vous êtes responsable de la coordination générale et logistique de l’association Lyncéus et notamment du Lyncéus Festival 2025. Organisation logistique des séminaires, résidences d’auteur.ices et repérages à Binic-Etables-sur-Mer : Réservation des hébergements Réservation des billets de train Organisation de la venue des auteur.ices en résidence d’écriture Organisation de la venue des metteur.es en scènes durant le séminaire de repérage Négociation et suivi des différents partenariats : SUPER U, Europcar, etc. Organisation logistique de la résidence de création : Organisation logistique des arrivées et départs des différents membres de l’équipe puis organisation des transferts depuis la gare Suivi des hébergements du festival : lien avec les propriétaires, rédaction des bails de location, calage des rdv états des lieux d’entrée et de sortie, réalisation et suivi d’une rooming list évolutive durant les semaines. Organisation des repas : négociation tarif prestataire, suivi du nombre de repas quotidiennement en fonction des désistement ou des absences, lien avec la cuisinière, etc. Suivi mobilité de l’équipe : mise à disposition véhicules/vélos Coordination de l’évènement Saint-Jean : Mise en place de 2 réunions de préparation interne Saint-Jean en mobilisant les différents pôles Centralisation des besoins humains des différents pôles sur l’évènement Saint-Jean (nombre de personnes, créneau), puis affectation des différents membres de l’équipe sur un planning Saint-Jean. Commande des matières premières nécessaire au Bar et à la Restauration Centralisation des besoins en petit matériel Saint-Jean Lien avec le responsable bar Saint-Jean : transmission des plannings, de la carte du bar spécifique à l’évènement et indication des stocks Supervision du pôle plonge/nettoyage site Accueil logistique des artistes (transport, hébergement, repas) Coordination logistique durant le festival : Organisation logistique des arrivées des différents artistes accueillis (auteur.ices et musicien.nes) Recherche et suivi des hébergements festival (logement chez l’habitant, mise à disposition de chambre d’hôtel à titre gratuit): lien avec les propriétaires, rédaction convention de mise à disposition à titre gratuit, calage des rdv pour remise des clés, état des lieux et remerciements Organisation du réapprovisionnement des différents hébergements avec une kit de base (petit-déjeuner, nettoyage) Organisation des repas en lien avec le prestataire du festival : négociation tarif prestataire, transmission des listes de repas et régime alimentaire, mise à disposition de la vaisselle réutilisable du Collectif Lyncéus. Coordination du bar festival : Commande auprès des différents prestataires Mise en place de la carte des prix et des équivalents tickets équipe avec la codirection Acheminement du matériel nécessaire au bar sur le site du festival Pilotage de l’installation et du démontage des deux bars (extérieur et intérieur) Mise en place d’un planning de référent bar durant le festival Coordination des bénévoles (en lien avec le ou la stagiaire coordination des bénévoles) : Rédaction et diffusion de l’appel à bénévole (en lien avec la chargé.e de communication) Pilotage de deux réunions de pôles afin de recenser les besoins en bénévolat de chacun Contact des bénévoles qui s’inscrivent et proposition de planning Suivi logistique des accueils des bénévoles (repas et hébergements pour certain.nes) Missions liées au projet Lyncéus : Mise en place de nouveaux partenariats : logement, mise à disposition de véhicules, etc. Participation à la réflexion et l’évolution de la saison Lyncéus Suivi de la stratégie de communication Organisation logistique des temps de vie associative, rédaction des documents (rapports d’activité)
Administrateur·rice de production et de diffusion
Sous l’autorité conjointe de la directrice – metteuse en scène et de l’administratrice et en lien étroit avec l’ensemble des services de la structure, l’administrateur·rice de production et de diffusion met en œuvre les productions du NEST et leurs tournées (projets d’Alexandra Tobelaim et projets en production déléguée), ainsi que les projets de formation professionnelle à destination des artistes du territoire. Elle·il est chargé·e de la diffusion, de la gestion administrative et budgétaire et de la coordination des productions du NEST. L’administrateur·rice de production et de diffusion sera plus particulièrement en charge des missions suivantes : PRODUCTION • Participation à la construction des projets en lien avec la directrice – metteuse en scène et l’administratrice en mobilisant les données financières, matérielles, opportunités de diffusion, etc. • Élaboration et suivi des budgets de production, de l’émergence des projets aux bilans. • Recherche de financements pour les projets de production (coproductions, aides au projet, partenariats, etc.) • Négociation des conditions de rémunération des différents intervenants dans les productions • Contractualisation avec les différentes parties prenantes tout au long des projets : contrats et conventions de coproduction, résidence, partenariat, cession ; contrats de travail et de commande • Suivi administratif des projets en création et en tournée en lien avec le pôle administration : déclarations préalables à l’embauche, transmission des informations de paie et des demandes de remboursement de frais, transmission des pièces comptables, transmission des informations de facturation, suivi des droits d’auteur, etc. • Coordination de la logistique des projets (en création et en tournée) : réservations de transports et d’hébergement, suivi des repas et défraiements, élaboration de feuilles de route, lien avec les partenaires de résidence, etc. • Coordination des actions EAC proposées dans le cadre des projets en création et en tournée DIFFUSION • Prospection de lieux de diffusion pour les projets de production • Accueil de programmateurs lors des tournées des projets déjà produits par le NEST • Suivi de la relation avec les programmateurs, des premiers échanges de prospection à la contractualisation et l’accueil des productions en tournée • Rédaction de devis et négociation des conditions d’accueil des projets de production avec les programmateurs • Etablissement des bilans de tournée : fréquentation, bilans financiers, suivi de la relation a posteriori avec les diffuseurs, etc. FORMATION PROFESSIONNELLE Le NEST a vocation à développer la circulation transfrontalière des artistes, et porte notamment des projets de formation professionnelle facilitant l’interconnaissance des acteurs de la création de part et d’autre de la frontière franco-luxembourgeoise. Dans un objectif de développement de cette dimension transfrontalière, plusieurs nouveaux projets sont aujourd’hui en réflexion, et l’administrateur·trice de production et de diffusion aura pour mission de contribuer à cette dynamique. A ce titre, elle·il suivra les tâches suivantes : • Organisation, coordination et promotion des actions de formation professionnelle mises en place par le NEST (notamment les Classes Grande Région) • Participation à la recherche de financements complémentaires en lien avec la formation professionnelle • Création et animation d’un réseau d’artistes professionnels et mise en relations avec les acteurs culturels, économiques, institutionnels et des réseaux du territoire. • Mise en relation des comédien·nes permanent·es du NEST avec les réseaux culturels du territoire STRUCTURATION DU PÔLE ADMINISTRATION / PRODUCTION • En lien étroit avec l’administratrice, contribution à l’évolution et/ou la mise en place d’outils de gestion au service de la production, la diffusion, les actions de formation professionnelle • Veille juridique et sociale du secteur, en lien avec l’activité de production • Veille sur l’actualité du spectacle vivant à l’échelle du territoire et à l’échelle nationale
Responsable d’administration
Missions : Sous la responsabilité de la direction et en étroite collaboration avec elle, le.la responsable d’administration accompagne le projet artistique et culturel du Gymnase CDCN dans l’ensemble des aspects administratifs, budgétaires, financiers, juridiques et RH. Il.Elle participe également à la vie quotidienne de la structure et aux différentes activités programmées. Gestion budgétaire et financière – Élaboration du budget général, suivi et contrôle de son exécution – Supervision de la comptabilité et de la paie réalisées par le comptable de l’association – Analyse budgétaire, contrôle de gestion et comptabilité analytique – Supervision de la clôture des comptes en lien avec le comptable, l’expert-comptable et le commissaire aux comptes – Gestion de la trésorerie, suivi des relations avec les banques – Évaluation financière, montage et suivi des budgets des productions déléguées du CDCN en collaboration avec la responsable de la production – Participation à l’élaboration et suivi budgétaire des projets européens – Recherche et développement des sources de financement Gestion administrative, institutionnelle et juridique – Suivi des relations avec les partenaires financiers, préparation et suivi des dossiers de demande de subventions et appels à projets, réalisation des comptes-rendus et bilans – Négociation et supervision de l’ensemble des contrats de l’établissement : cession de droits de représentation, coproduction, diffusion, partenariat… – Veille juridique, sociale et fiscale. Mise en œuvre et suivi des évolutions légales ou réglementaires – Vie associative (CA et AG, rapports d’activités) Gestion des ressources humaines – Élaboration des contrats de travail, suivi de la politique salariale, organisation et suivi du temps de travail des salarié.e.s – Mise en place et suivi du plan de formation – Application de la convention collective – Organisation et participation aux entretiens annuels des salarié.e.s de la structure
Administrateur-trice général-e
Responsable de la mise en œuvre du projet associatif et artistique, il/elle aura pour missions principales l’organisation générale de l’activité, le développement de la structure et la gestion administrative de l’association. Missions : 1 – Développement et coordination générale : – Pilotage, réflexion stratégique et financière du développement de la structure en lien avec le directeur artistique et le CA – Participation active au rayonnement de l’orchestre et au développement de sa notoriété en France et à l’étranger – Prospection, suivi et fidélisation du mécénat, des partenariats et des fondations – Suivi des relations avec les tutelles et partenaires institutionnels – Participation aux réunions et conférences professionnelles du secteur 2 – Gestion sociale, financière et administrative : – Élaboration et suivi des montages budgétaires et financiers de la structure, supervision de l’établissement des comptes annuels (en lien avec le trésorier et l’expert-comptable), supervision de la trésorerie, des relations avec les banques et de la saisie-comptable (CEGID). – Établissement et suivi des dossiers de demandes de subventions, d’aides spécifiques et crédits d’impôt – Élaboration et suivi des documents juridiques adaptés aux montages de projets ainsi que des bilans d’activités – Animation et encadrement quotidien de l’équipe permanente : gestion administrative des ressources humaines (embauches, contrats de travail, évolution des fiches de poste, contrôle des salaires, congés, formation professionnelle, politique salariale, évaluation…) et supervision de la gestion sociale (paies, cotisations…). Les paies sont établies par un prestataire. – Supervision des budgets artistiques, des contrats de travail des intermittents et des contrats de cession, en lien avec l’administratrice de production – Veille législative, sociale et fiscale – Organisation et préparation des réunions du bureau et du CA de l’association
Administrateur·ice de production
Missions Au sein d’une équipe de 3 personnes (1 porteur des projets artistiques, 1 chargée de production et 1 attachée de production et de communication déjà en postes), vous réaliserez des missions de : Responsable d’administration et de coordination Relation avec les partenaires Relation avec les artistes et le conseil d’administration >Coordination · 40% du temps de travail Missions menées en coopération avec l’équipe de production et le responsable artistique Co-construire la stratégie de développement de la Compagnie, Co-définir les actions, les objectifs, Veiller au calibrage entre les objectifs poursuivis et les moyens financiers et humains, Assurer le suivi de la mise en œuvre des projets de la Compagnie, Analyser les besoins de structuration et proposer des évolutions , Participer au développement des réseaux institutionnels et professionnels, Assurer le lien avec le CA, l’équipe salariée, les relations avec les partenaires institutionnels, adhérents et bénévoles, Animer la coordination de l’équipe de production, Assurer la gestion de la boîte mail d’accueil et du téléphone de la cie >Administration de production · 60% du temps de travail -Gestion sociale et humaine Livrer mensuellement au prestataire les éléments nécessaires à la rédaction des paies (CDI, CDD, CDDU) Vérifier les paies éditées par le prestataire, programmer les paiements Assurer la gestion du volet social (contrats, médecine du travail, etc.) En concertation avec le CA, les chargées de production et le responsable des projets artistiques, organiser des sessions de prévention santé et qualité de vie au travail (prévention des VHSS et RPS, etc.) -Gestion budgétaire et comptable Préparer, mettre en œuvre, suivre le budget global et les budgets analytiques, élaborer les bilans financiers des productions et projets de territoire Rechercher des financements, monter les dossiers de demandes de subventions Gérer la ventilation analytique et le régime fiscal de l’association Assurer le suivi de trésorerie Gérer la facturation et le suivi des paiements Assurer le suivi comptable et la transmission des éléments au prestataire en charge de la saisie (OU saisie directe dans le logiciel Macompta.fr selon le profil), le contrôle de gestion Analyser les éléments budgétaires et comptables -Gestion des projets Gérer la production des projets de territoire en lien avec le responsable artistique et la chargée de production : conception/écriture en équipe, être garant·e du rétro planning de gestion de projet, co-définir les actions annuelles en tenant compte du budget, rencontrer les acteur·rices/partenaires locaux, co-porter la régie de production. Etablir les conventions, factures et contrats Rédaction et suivi des devis et contrats de cession en collaboration avec la chargée de production -Vie associative Assurer la veille juridique sociale, fiscale, conventionnelle, dispositifs de financements… Veiller au bon fonctionnement des instances de l’association Préparer les conseils d’administration avec le bureau et y participer (environ 8 par an) Assurer l’archivage général de l’association Rédiger le rapport d’activité et préparer l’AG avec la chargée de production et le CA
Attaché.e d’accueil des artistes et de billetterie
Sous l’autorité de la Directrice adjointe et de la Directrice de la communication et des relations avec les publics, l’attaché.e d’accueil des artistes et de billetterie partage son activité entre l’organisation logistique et l’accueil physique des équipes artistiques d’une part et l’accueil du public et la vente de billets, d’autre part. À ce titre, il /elle : Met en œuvre l’accueil des artistes au Théâtre et pour les programmations hors les murs – Anticipe, en lien avec le service administratif, la logistique de l’accueil sur place des équipes ar-tistiques (transports locaux, hébergements, repas, caterings), – Effectue les réservations nécessaires et veille à la bonne transmission des informations auprès des équipes accueillies et, en interne, auprès de l’ensemble des services, – Renseigne et met à jour les documents d’information partagés en interne afférant à l’accueil des artistes et archive ces documents, – Anticipe et réalise les approvisionnements des caterings, prépare et veille à la bonne tenue des loges et du foyer des artistes, – Organise des pots et repas sur place selon les besoins en veillant au cadre budgétaire, – Prend physiquement part aux transports locaux et à l’accueil sur place des équipes artistiques, – Effectue une veille des différents prestataires locaux susceptibles d’intervenir pour l’accueil des équipes artistiques et participe au suivi des relations avec eux et tenant compte du plan d’action RSE. Participe à l’accueil des publics et à la vente de billets : – Accueille, informe et conseille le public en présence, au guichet, par téléphone et par courriel, en journée et les soirs de spectacle, et dans ce cadre, promeut les spectacles, événements et activités programmées par le théâtre, – Met en œuvre les opérations de convivialité à l’intention du public, de l’équipe et des instances statutaires et suit le budget de ses opérations. – Vend des places au guichet et par téléphone, en journée, ainsi que les soirs de spectacle, – Traite les achats de billets et d’abonnements en ligne ou par correspondance, – En lien avec l’Attachée de billetterie, il /elle est amené(e) à suivre les réclamations des spectateurs, à assurer les remboursements de billets et à gérer les listes d’attente de spectateurs, – Renseigne le fichier des publics, – Est responsable de sa propre caisse et en assure le contrôle quotidiennement, en lien avec l’Attachée de billetterie.
Chargé·e de production
Sous l’autorité du conseil d’administration et de la direction, vous travaillerez en étroite collaboration avec la directrice générale et le metteur en scène. PRODUCTION • Établissement des devis des représentations, des actions de médiation… • Rédaction et suivi des conventions de partenariats, des contrats de cession, de coproduction et de co-réalisation • Déclarations SACEM-SACD, SCPP relatives aux créations et aux représentations • Suivi des dossiers de demande de subventions FONPEPS Missions spécifiques à la diffusion des formes tous terrains • Veille sur les appels à projet (Politique de la ville, Jeunesse et éducation populaire, CAF…), et, en lien avec la directrice générale, réponse à ces appels à projet • Lien avec les partenaires actuels : musées, maisons de quartiers, centres socioculturels, médiathèques, écoles, habitants, etc., et prospection pour de nouveaux partenariats en vue de la concrétisation d’actions • Suivi et bilans qualitatifs et quantitatifs des actions réalisées LOGISTIQUE DES TOURNÉES • Organisation des voyages, hébergements et repas (réservations d’hôtels et transports, rooming-list, organisation des transferts depuis les gares…) • Lien avec les prestataires (stockage des décors, transporteurs, agences de location de véhicules…) • Coordination des plannings techniques et artistiques de l’équipe • Élaboration des feuilles de route • Accompagnement de l’équipe en tournée sur certaines représentations : lien entre l’équipe de tournée et le lieu d’accueil, organisation logistique, gestion des invitations de l’équipe et accueil des professionnels attendus ASSISTANAT ADMINISTRATIF • Aide à la rédaction du rapport d’activité et du rapport moral annuel de l’association • Suivi des contrats d’assurance • Formalités administratives diverses (changement éventuel de statuts, de bureau ou de siège social, demandes d’agrément…) • En aval des représentations, récupération des chiffres de fréquentation auprès des structures de diffusion et actualisation de la base de données interne
Chargé.e d’administration
Le-la chargé-e d’administration seconde l’administrateur de Châteauvallon dans l’ensemble de ses fonctions : gestion administrative, budgétaire et RH. Ses fonctions l’amènent à travailler en lien étroit avec le chef comptable et tous les chefs de services de la scène nationale. Missions et tâches : – Gestion budgétaire : o participation à l’élaboration des budgets prévisionnels, o contrôle de gestion de tous les budgets délégués aux services, o validation des factures avant transmission à l’administrateur, o vérification des rapprochements entre budgets et comptabilité, o liens avec les fournisseurs et prestataires, o établissement des notes de frais du Directeur. – Gestion administrative : o préparation des demandes de subventions et des bilans pour les tutelles, o préparation des Conseils d’administration (rédaction ou relecture des bilans d’activité, rapports de gestion, conducteurs, délibérations, PV, etc.), o rédactions de comptes-rendus de réunions, demandes d’autorisations diverses, courriers divers – Aide à la gestion des ressources humaines : o suivi et contrôle des temps de travail, CP, RTT, maladie, o suivi des visites médicales, notes de services, o aide à l’organisation des élections des représentants du personnel au Comité social et économique (CSEC), o affichage règlementaire, attestations diverses
UN.E RESPONSABLE CRM
Dans le cadre d’un changement de logiciel de Billetterie prévu pour le 1er janvier 2025, la MC2 recrute un.e Responsable CRM afin d’élaborer et de mettre en œuvre une stratégie et des outils afin de mieux connaître nos publics et ainsi pouvoir atteindre nos objectifs de remplissage de Billetterie. Placé.e sous l’autorité de la Directrice des publics, en lien avec la Responsable billetterie et accueil, vos principales missions sont les suivantes : 1/ CONNAISSANCE, DEVELOPPEMENT ET FIDELISATION DES PUBLICS o Vous réalisez une enquête quantitative et qualitative des publics de la MC2, en collectant, analysant et retranscrivant des données chiffrées objectivées. o Vous retranscrivez cette enquête une fois rédigée à la Direction de MC2, aux services directement concernés, mais aussi à l’ensemble du personnel et à nos partenaires institutionnels et financiers. 2/ DEFINITION ET MISE EN ŒUVRE DE LA STRATEGIE DE COMMERCIALISATION o A partir de cette enquête, vous participez à la définition de la stratégie de commercialisation et des différents contingents de places selon les types de public, en relation avec les équipes de la direction des publics et de la communication. o Vous assurez la mise en œuvre et la rédaction des actions de marketing direct (ciblage, mailings, offres) en collaboration étroite avec l’équipe de la direction des publics et en lien avec l’équipe communication. o Vous mettez en œuvre les stratégies définies pour le développement des ventes et la fidélisation des publics : approche marketing / CRM, parcours clients / spectateurs, définition des offres de fidélisation. o Vous menez une analyse dynamique des ventes et mettez en place des outils simples de mesure de la satisfaction des publics afin d’alimenter la réflexion collective et la connaissance des publics. o Vous vous assurez de la bonne tenue de la base de données spectateurs et veillez aux bonnes pratiques de l’ensemble des utilisateurs du logiciel au sein de la MC2, afin de garantir le bon développement de l’activité billetterie et marketing de la MC2.