Chargé·e d’administration
Le Théâtre Gérard Philipe, centre dramatique national de Saint-Denis est un lieu de création, de coproduction et de diffusion de spectacles de théâtre (tout public et jeune public). Il est dirigé depuis le 1er avril 2020 par la metteuse en scène Julie Deliquet. Son équipe est composée de 30 salarié·e·s permanent·e·s. Il dispose de 2 salles de spectacles (440 et 164 places), 2 salles de répétitions, d’un bar-restaurant, d’une librairie et d’un atelier de création de décor. Ancré dans son territoire par l’organisation de nombreux projets d’action artistique dans le champ social tout autant qu’en direction du public scolaire, et d’une programmation hors les murs dans les différents quartiers de la ville et en région Île-de-France, le TGP est un théâtre à la fois chaleureux et ouvert, populaire et exigeant. Au sein du Théâtre Gérard Philipe, sous l’autorité de l’administratrice, le service administration / comptabilité est composé de 3 personnes : un·e chargé·e d’administration, une cheffe comptable, une comptable. En lien avec l’administratrice et la cheffe comptable, les missions principales du·de la chargé·e d’administration sont les suivantes : Administration de la structure : • Participation à la gestion administrative de la structure • Participation au fonctionnement juridique de la Société anonyme (CA, AG, dépôt des comptes …) • Suivi juridique, administratif et financier de l’association Le Cercle des partenaires du TGP • Réponse aux enquêtes administratives du ministère de la Culture ou d’autres institutions Administration des activités : • Participation à l’élaboration et au suivi des dossiers de subvention ou d’aides • Veille des opportunités de financement fléchés • Suivi budgétaire, administratif et social de l’action artistique en lien avec le service des relations publiques • Suivi des relations de mécénat en lien avec les services de production et de relations publiques • Mise en place et suivi d’indicateurs, création de tableaux de suivi des activités et de la fréquentation • Déclarations auprès des sociétés de droits d’auteurs : SACD, SACEM … Gestion sociale : • Gestion sociale (déclarations, contrats etc.) des salarié·e·s occasionnel·le·s : action artistique, hôte·sse·s d’accueil, apprenti·e·s, stagiaires. • Participation à la gestion du personnel : plan de formation, mutuelle, visites médicales, planification du temps de travail… • Veille à l’application de la convention collective et veille juridique
ASSISTANT(E) DE LA DIRECTION CULTURELLE ET SECRETAIRE COMPTABLE – H/F
Au sein de l’équipe de la direction de la culture et de l’événementiel, cet agent sera en charge du suivi de la comptabilité, de l’administration et du secrétariat. L’agent sera sous l’égide du directeur de la culture et de l’événementiel. La mission principale du poste consiste à assister la direction dans les tâches de secrétariat du service culturel (spectacle vivant, arts plastiques, événementiel, relations associatives) ainsi que de la gestion de la comptabilité de la direction, participation aux événements culturels. Les activités du poste : Suivi budgétaire annuel – Engagements et bons de commande pour le service – Suivi comptable des factures – Inscription du budget primitif – Déclaration fiscales des spectacles Secrétariat de la direction – Rédaction d’arrêtés, décisions et délibérations – Lien avec les différents prestataires pour demande de devis, RIB informations administratives diverses – Accueil téléphonique des administrés et professionnels des secteurs Arts Plastiques, Spectacle Vivant et Evénementiel – Organisation de réunions – Suivi des projets du service – Commande de fournitures de bureau – Lien et collaboration avec les services de la ville Finances, techniques, communication – Classement et archivage – Distribution des mails et courriers – Discussion et répartition des plannings de la Distillerie – rédaction des conventions annuelles, rédaction des éventuelles conventions particulières, mise en signature, rédaction des décisions – Lien entre les associations et les services techniques pour entretien de la Distillerie – Participation aux réunions des demandes de subvention des associations – Classement / archivage Organisation des accueils des artistes lors des événements de la Ville (catering) – Participation aux différents événements de la ville, accueil expo – Recrutement des agents Ville
UN·E DIRECTEUR·ICE DU SERVICE ACCUEIL-BILLETTERIE
Sous l’autorité de la Secrétaire générale et en étroite collaboration avec les services des relations avec les publics et de la communication, vous participez aux stratégies de développement, d’élargissement et de fidélisation des publics en assumant l’organisation et la gestion du service accueil – billetterie. Vous encadrez une équipe composée de 2 attaché·es à l’accueil-billetterie et de 11 hôte·esses d’accueil. Savoir-faire Accueil des publics → Coordination de l’accueil des publics lors des représentations et événements ; → Supervision et encadrement du service accueil-billetterie : renseignements, ventes et réservations (sur site, par téléphone, en ligne), gestion des invitations, participation au développement et au suivi des réservations scolaires ; → Participation à la réflexion et à la mise en oeuvre des actions et aménagements permettant d’enrichir l’expérience des publics ; → Recrutement et planification des hôte·esses d’accueil. Billetterie → Maintenance du logiciel de billetterie (relations avec le fournisseur, optimisation de l’outil et paramétrage de la saison) ; → Gestion des salles et participation à la stratégie de contingentement et à la mise en oeuvre des accords avec les revendeurs et lieux partenaires ; → Pilotage de la mise à jour de la base de données : public, professionnel·les et protocole ; → Tenue des caisses, responsabilité de la régie de recettes et d’avance de la billetterie, rapprochement bancaire et remise hebdomadaire des clôtures à l’agente comptable. Stratégie → Participation à la définition et la mise en place de la politique tarifaire avec la Direction, des outils de vente et des offres commerciales ; → Mise en place de statistiques et indicateurs de fréquentation, d’analyse des publics et contribution aux bilans d’activité.
Assitant·e de direction
Au côté du Directeur et sous la responsabilité du.de la Directrice des relations extérieures, il.elle prend en charge les missions suivantes : • Organisation des déplacements du Directeur (billets de train / hébergement / réservation de places de spectacles, etc.) • Organisation des réunions et rdv du Directeur / réponses aux demandes de RDV, notamment artistiques • Coordination des réunions du Comité de programmation • Etablissement des avances et notes de frais du Directeur • Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants • Mise en page des courriers adressés par la Direction de la MC2 • Relève, dépôt et tri du courrier • Organisation logistique des réunions internes (réservation de salles dans le logiciel de planification, en coordination avec le service technique) • Saisie des engagements juridiques, bons de commandes et services faits dans le logiciel de gestion, en lien avec le service comptabilité
Chargé.e de production et d’accueil
Sous la responsabilité du directeur technique, le/la Chargé.e de production et d’accueil devra assurer les missions d’accueils des artistes, des techniciens et du personnel administratif en lien avec la programmation artistique, cinématographique et les actions culturelles. En lien avec le service administratif et le secrétariat général, le/la Chargé.e de production et d’accueil veillera au suivi des contrats de cession et frais annexes. Les missions principales ACCUEIL DES COMPAGNIES : – Rédaction des feuilles de route. – Mise à jour des livrets d’accueils. – Réservation des hôtels et restaurants. – Gestion des transferts et accueils des artistes. – Gestion et organisation des temps de convivialité et catering artistes. – Gestion de l’occupation et planification du ménage des appartements d’artistes. – Gestion des fiches techniques accueils, planification des habilleuses. – Estimation et suivi des budgets attachés à l’accueil artistes. ACCUEIL DES SPECTATEURS & ÉQUIPE DE REPRÉSENTATION: – Gestion des stocks et commandes pour le bar. – Planification des équipes du bar. – Planification des repas de l’équipe permanente en représentation. – Estimation et suivi des budgets attachés au bar. Les missions secondaires – Inventaires des équipements. – Estimation et suivi du budget investissement pour l’aménagement des appartements, des loges et du bar.
Chargé·e de production / diffusion
Après la création de Broutille, pièce chorégraphique pour 100 peluches en janvier 2023 dans le cadre du festival Décadanse, la compagnie entame une nouvelle création à l’horizon 2026 « Hic sunt dracones… »(titre provisoire). Elle recherche un.e chargé·e de production pour ce nouveau projet ainsi qu’un suivi en diffusion pour Broutille. Hic sunt dracones…(titre provisoire) « Hic sunt dracones » (en latin, littéralement, « Ici sont des dragons ») est une phrase apparaissant en cartographie médiévale et utilisée pour désigner des territoires encore inconnus ou dangereux, imitant en cela une pratique courante de mettre serpents de mer et autres créatures mythologiques dans les zones vierges d’une carte. Monstre, prodige ou territoire à explorer, envisager le genre via la figure du dragon, telles sont les intentions de cette pièce chorégraphique à destination du jeune public pour 2 danseur.euses et 1 musicien.ne. Broutille – pièce chorégraphique pour 100 peluches Sur scène, de nombreuses peluches s’animent, s’agencent, dansent. Via la figure du doudou, Broutille traverse des territoires sensibles, intimes, sacrés et examine les rapports entre humains et animaux : filiations, fraternités, rivalités, territoires… Le spectacle se décline en deux versions : – Tout-petits : dès 18 mois (30 min) – Tout public : dès 4 ans (45 min) Il est destiné à des salles équipées mais peut également jouer en salles non équipées. Spectacle sans parole, la diffusion peut s’envisager au-delà des frontières hexagonales. L’équipe artistique propose de nombreuses actions de médiation autour de la pièce qui sont à co- construire avec les lieux accueillant la pièce. Une captation complète du spectacle (version Tout public 45 min) est disponible. PRODUCTION – Recherche de résidences pour la création Hic sunt dracones… (titre provisoire) – Recherches de coproducteurs – Recherches de préachats sur la 2 ème partie de saison 25-26 DIFFUSION – Proposer et développer une stratégie de diffusion adaptée au contexte du spectacle (jeune public) – Négocier les calendriers, prix de vente et contexte de diffusion avec les lieux de programmation – Organiser les tournées dans un esprit de mutualisation des coûts et de rationalisation des déplacements entre les différents lieux – Développer et animer un réseau de professionnels autour des activités de la compagnie Vous aurez à votre disposition : + Historique du travail de diffusion déjà effectué par les membres de la Compagnie + Dossiers de présentation, une captation complète du spectacle Broutille + Des rendez-vous réguliers avec l’équipe artistique + Une chargée d’administration est présente au sein de l’association qui prend en charge les contrats de cession, les paies, les questions administratives, les demandes de subventions et les budgets.
Chargé·e d’administration
Sous l’autorité de l’administratrice adjointe au sein de l’administration générale, le.la chargé.e d’administration assure les missions suivantes : Administration-Ressources Humaines · Vous réalisez les contrats de travail (intermittents technique et artistique, CDII), les contrats et conventions de formation des apprenti.es et stagiaires et assurez la gestion des dossiers. · Vous assurez le suivi administratif des salarié.es (DPAE, sortie plannings sur logiciel, visite médicale), la gestion des titres restaurant. · Vous participez aux campagnes de recrutement (sourcing, publication annonces, réponses candidatures, présence sur forums emploi…). · Vous participez à la réalisation, au suivi et bilan du plan de formation. · Vous participez à l’élaboration et suivi de tableaux de bord et à la création d’outils facilitant les conditions de travail au sein de la structure. Gestion ressources financières · Vous mettez en œuvre et assurez les dépôts et suivis des demandes de subventions, appels à projets et bilans aux partenaires publics en lien avec l’administratrice adjointe. · Vous avez en charge le dépôt et suivi des appels à projets, bilans et conventions de projet liées à l’Education Artistiques et Culturelle en lien avec la responsable EAC. Structure-Services généraux · Vous contribuez à la mise en œuvre de notre démarche RSO, notamment en matière écologique. · Vous gérez les commandes trimestrielles de fournitures et le suivi des commandes de consommables internes, dans le cadre budgétaire. · Vous assurez par délégation le suivi des contrats et le lien quotidien avec les prestataires et fournisseurs. · Vous participez à la mise en œuvre et au suivi de chantiers, notamment RSO. · Vous participez à la rédaction des documents repères de la structure : rapport d’activité, tableaux de bord activité…) et à la création d’outils de reporting. · Vous assurez la coordination et la transmission d’informations et de documents nécessaires au bon fonctionnement des services (gestion courrier, notes de service…). Enfin, ponctuellement : · Vous assurez une présence certaines soirées ou week-end de spectacle ou événement de la programmation de Points communs.
Chargé.e de production
Sous l’autorité de l’Administratrice et du Directeur de Production, il·elle est chargé·e de : Accueil des équipes programmées : – Organiser la venue des équipes accueillies au théâtre : transmission et gestion des réservations effectuées pour les hébergements (hôtel ou studios), la restauration (restaurant ou traiteur) et les transferts locaux ; – Réaliser les documents internes de synthèse de la logistique mise en œuvre pour les activités du théâtre ; – Préparer les loges (caterings, linge de toilette) et réceptionner les repas pris par les équipes au foyer (réception des plats, service, rangement), en soutien à la chargée de l’accueil-artistes. Productions déléguées et spectacles en itinérance : – Coordonner les plannings artistiques et techniques des équipes en répétition et en tournée ; – Rédiger et assurer le suivi des contrats de cession, de coréalisation et de partenariat des productions déléguées ; – Organiser les VHR des équipes ; préparer et transmettre les feuilles de routes ; – Accompagner les équipes en tournée sur certaines représentations : lien entre l’équipe de tournée et le lieu d’accueil, organisation logistique, gestion des invitations de l’équipe et accueil des professionnels attendus ; – Effectuer le suivi budgétaire des productions déléguées, de la facturation et des régies d’avance ; – Effectuer les déclarations de droits d’auteurs le cas échéant.
administrateur.trice du pôle Formation
MISSIONS Sous la responsabilité de la secrétaire générale et du directeur général du CMBV, et en étroite collaboration avec le directeur des formations : • Coordonner et superviser l’ensemble des activités du pôle : — Superviser les aspects logistiques et techniques des activités du pôle — Assurer la coordination administrative, logistique et technique avec les partenaires des différents projets — S’inscrire dans les réseaux professionnels relatifs aux activités du pôle • Assurer la gestion budgétaire du pôle : — Dans le cadre des orientations budgétaires définies par la direction générale, établir le budget prévisionnel des activités du pôle et en assurer le suivi — Identifier les sources de financement possibles et élaborer les dossiers de demandes de subventions publiques ou, en collaboration avec le responsable du mécénat, les demandes de soutien privé • Assurer la gestion des engagements juridiques du pôle : — Assurer la veille juridique relative aux activités du pôle — Rédiger les conventions et contrats relatifs aux activités du pôle — Rédiger les contrats d’engagements ponctuels (intervenants, enseignants, formateurs, jurys d’examens…) • Encadrement partagé avec le directeur des formations de l’équipe administrative et d’encadrement des enfants (3 personnes) • Dans le cadre des productions professionnels de la Maîtrise, mettre en œuvre les aspects réglementaires liés au travail des enfants (contrats, autorisations de travail, consignation des salaires auprès de la Caisse des dépôts,…) • Assurer la mise en œuvre et le suivi des engagements réglementaires du pôle : — Préparer et rédiger les différents dossiers d’habilitation, d’accréditation, de labellisation et leur renouvellement — Mettre en œuvre les aspects réglementaires des formations : Afdas, Qualiopi, RNCP/RS, CPF — Suivi des dossiers administratifs et sociaux des étudiants et élèves (mutuelles, sécurité sociale, bourses Crous) — Effectuer les enquêtes régulières d’insertion dans l’enseignement supérieur et professionnel — Etablir les rapports triennaux d’insertion • Assurer le suivi de la communication des activités du pôle — Préparer et fournir les contenus nécessaires à la réalisation des outils de communication, en assurer la relecture et valider les BAT — Elaborer le plan d’action et le rapport d’activité annuels des actions du pôle • Le cas échéant, participer à certaines formations dispensées en tant que formateur.trice
Responsable du service des productions
Sous la responsabilité du Directeur et en lien avec l’ensemble des services de l’Académie Fratellini, le-la Responsable du service des productions • Participe à l’élaboration de la stratégie des productions en proposant des objectifs opérationnels et des outils adaptés à la ligne artistique, territoriale et pédagogique de l’Académie, • Assure la coordination générale des activités de l’Académie Fratellini • Met en œuvre, supervise et assure le suivi de la réalisation opérationnelle, logistique, administrative et budgétaire des productions de spectacles et événements • Encadre le travail de l’équipe du service des productions (2 à 3 personnes). Il/elle sera chargé·e des activités suivantes : · Contribution au développement du projet de la structure, à la définition d’objectifs ainsi qu’à leur évaluation Coordination des activités : · Élaboration et suivi des outils de coordination des activités de l’Académie Fratellini en collaboration avec la direction et les différents responsables de pôles · Organisation et coordination du suivi du retroplanning d’activités (fiches projets, plannings des projets, calendrier des activités, agenda…) pour garantir la bonne circulation de l’information en interne et en externe · Organisation et animation des réunions de suivi de projets, transmission des relevés de décisions et comptes-rendus de réunions · Mise en place des bilans en lien avec l’équipe de direction et les responsables de pôles Service des productions · Participation à la définition et au montage des productions et à leur stratégie de diffusion en fonction des moyens financiers, humains et matériels mobilisables. · Garantie de la faisabilité financière des projets (recherche de partenaires et de financements, réponse aux appels à projet, préventes, coréalisations…) · Établissement des budgets prévisionnels des projets et contrôle de leur exécution · Responsabilité administrative des productions (conventions de partenariat en lien avec les acteurs culturels, contrats de travail avec artistes et techniciens, contrats de cession, droits d’auteurs, autorisations diverses, ,…) · Participation à la politique d’accueil et au suivi des compagnies en résidence et des compagnies programmées dans le cadre de la saison artistique · Encadrement de l’équipe du service des productions, en maintenant une dynamique interservices