Assistant.e administratif.ve

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice des publics, au sein de la direction des publics et en lien avec la direction de la communication, l’assistant.e administratif.ve participe à l’ensemble des missions des deux directions.

1/ ASSISTANAT DE GESTION BILLETTERIE

–            Contrôler les dépôts espèces effectués par le.la régisseur.euse, les relevés de cartes bleues, les cartes Tattoo, les pass Culture

–            Contrôler les chèques vacances, les chèques culture et les chèques jeune Isère

–            Préparer les rapprochements bancaires mensuels sur le compte de la régie

–            Contrôler et enregistrer les opérations de billetterie : contrôle des caisses, émission des titres de recettes dans le logiciel financier au regard des états délivrés par le logiciel de billetterie

–            Vérifier la concordance du chiffre d’affaires entre les différents logiciels billetterie/comptabilité

–            Préparer les relances clients en cas de retard de paiement

–            Lettrer les comptes

–            Réaliser la création de tiers clients dans ELAP, si nécessaire

–            Faire un reporting de ses activités à la Régisseuse de recettes quotidiennement

–            Elaborer des procédures simples.

2/ GESTION DES INVITATIONS

–            Inscription et gestion des listes quotidiennes des invité.es sur les spectacles et événements de la MC2 : artistes, professionnel.les, élu.es, tutelles, programmateur.ices, partenaires

3/ SECRETARIAT ADMINISTRATIF DE LA DIRECTION DES PUBLICS ET LA DIRECTION DE LA COMMUNICATION

–         Gestion et tri du courrier

–         Saisie et suivi d’une partie des EJ et des services faits

–         Pointage des devis, formulaires, relances factures pour la participation financière aux frais de transport des établissements scolaires et des associations de l’agglomération grenobloise et du département

–         Suivi de l’attribution des nombres de places pour les contremarques pour les lots offerts aux écoles pour les kermesses

–         Gestion des réunions de l’équipe

–         Soutien administratif autre aux équipes de la Direction des Publics

–         Saisie des permanences de salles et de soirée dans Régie Spectacle.

4/ MISSIONS TRANSERVSALES AU SERVICE

–         Promouvoir l’ensemble des spectacles de la programmation

–         Participer à des projets en fonction des sujets et à tout autre réunion suivant la demande de la direction des publics ou la direction de la communication.